Klantgoedkeuring is een optionele module. Voor meer informatie kan contact opgenomen worden met je accountmanager. |
Klantgoedkeuring
Voor het goedkeuren van de uren op een project kent LIFT verschillende opties:
door de back-office
door een urenbewaker
door de klant
De gewenste optie stel je in bij 'Goedkeuringsmethode' op het detailtabblad 'Urengoedkeuring' van de persoonsprojectkaart. Urengoedkeuring gaat _of_ via een urenbewaker _of_ via klantgoedkeuring.
Klantgoedkeuring kan alleen geactiveerd worden op persoonsprojecten die op uurbasis worden gefactureerd. |
Klantgoedkeuring zal periodiek per medewerker op het project een (configureerbare) e-mail versturen. De e-mail bevat een (tijdelijk bruikbare) link naar een webpagina met de uren van de medewerker op dat project. Op deze pagina kan de klant een akkoord geven of de uren afwijzen met een reden van afwijzing. De periode van goedkeuring sluit altijd aan bij de periode van facturatie; wordt het project wekelijks gefactureerd, dan zal de klant wekelijks per medewerker een e-mail ontvangen. Wordt het project maandelijks gefactureerd dan zal de klant maandelijks per medewerker een goedkeuringsverzoek ontvangen. De factuurperiode van het project is te zien op het basistabblad van de projectkaart.
Configuratie van klantgoedkeuring
Klantgoedkeuring kan in de systeeminstellingen - 'Klantgoedkeuring' worden geconfigureerd:
Gebruik klantgoedkeuring | Per bedrijf kan worden ingesteld worden ingesteld of klantgoedkeuring een optie is op periodiek gefactureerde persoonsprojecten. |
Goedkeuring versturen na | Het goedkeuringsverzoek kan verstuurd worden na indienen van een medewerker of accordering van de uren van de medewerker. |
Uren automatisch accorderen na klantgoedkeuring | Worden goedkeuringsverzoeken na indienen verzonden, dan kan een klantgoedkeuring de uren ook direct accorderen voor facturatie. |
Uren automatisch open zetten na klantafwijzing | Na afkeuren van de uren door de klant wordt de indiendatum teruggezet zodat de medewerker de uren kan corrigeren. |
Standaard goedkeuringsverzoeken versturen voor periodes | Hier kan worden aangeven of - altijd een verzoek moet worden gestuurd |
Vervaltermijn klantgoedkeuring in kalenderdagen | Hier kan een vervaltermijn voor de link in de e-mail worden ingegeven. In automatische processen kan aangegeven worden of uren na de termijn automatisch goedgekeurd moeten worden beschouwd. |
Standaard urenbriefrapport | Hier kan een urenbriefrapportconfiguratie geselecteerd worden. Met de '...' knop kunnen rapporten geconfigureerd worden. |
Per bedrijf en per type gebeurtenis kunnen e-mailsjablonen worden geconfigureerd en gekoppeld.
Klantgoedkeuringbeheer
Klantgoedkeuringsbeheer toont een overzicht van alle verstuurde klantgoedkeuringsverzoeken en bijbehorende status. In het overzicht kan een gefilterd worden op één of meerdere vervaltermijnen, verlopen- afgewezen of ingetrokken klantgoedkeuringen.
Het openen van klantgoedkeuringbeheer gaat eenvoudig via de acties-balk:
 | Startpagina in de snelkoppelingenbalk. De snelkoppelingenbalk is de strook met mogelijk te starten functies aan de linkerkant van het LIFT scherm. Ga naar dit scherm om naar 'Acties...' te gaan. |
 | Met het acties-veld op de startpagina kunnen snel acties gestart worden. Typ hier 'klantgoedkeuring' en kies de optie 'Overzicht - Klantgoedkeuringbeheer' om het overzicht van klantgoedkeuringen te starten. |
Klikken op een regel toont onderin het detailoverzicht aanvulllende informatie in de vorm van aantekeningen en gekoppelde contactpersonen.
Op een project waarop klantgoedkeuring geactiveerd is wordt een 'Klantgoedkeuring' hoofdtabblad getoond met alle informatie over klantgoedkeuringsverzoeken op dat project.