Klantgoedkeuring

Per project kun je aangeven of de uren van dat specifieke project goedgekeurd moeten worden door de klant. Dit stel je in onder het tabje 'Urengoedkeuring'

Uiteraard is het zo dat je deze functionaliteit enkel gebruikt bij projecten die op uurbasis worden gefactureerd. Heb je namelijk met je klant een vaste prijs afgesproken dan zijn de daadwerkelijk bestede uren voor de klant minder van belang. In onderstaande voorbeeld gaat het om een project met een maandelijkse factuur, dus zal LIFT de ingediende uren van de medewerker ook maandelijks ter goedkeuring aan de klant aanbieden. Stel je de facturatie wekelijks in dan zal LIFT de klantgoedkeuring wekelijks versturen.

In de systeeminstellingen is de 'klantgoedkeuring' in te stellen.

Binnen de inrichting kan de keuze worden gemaakt om de goedkeuring naar de klant te versturen na het indienen, of na het intern accorderen van de uren. Kies je voor indienen dan krijgt de klant direct het mailtje als de medewerker zijn of haar uren indient. Wil je eerst de uren van de medewerker controleren dan kies je voor accorderen, na de interne accordering krijgt de klant een mailtje met het urenoverzicht van de medewerker. Let op: dit is een keuze die op bedrijfsniveau gemaakt moet worden.

Je vindt hier een overzicht van alle verstuurde klantgoedkeuringsverzoeken. Om het klantgoedkeuringsbeheer in te zien ga je naar Processen -> Urenregistratie

Van elk verzoek vind je ook de status en alle relevante informatie, de verzoeken zijn volledig doorklikbaar. Stel dat je een standaardmail wilt sturen als termijnen verlopen zijn kun je dat vanuit dit portaal sturen. Ook kun je ter plekke een nieuw e-mailsjabloon aanmaken.

Als je dit allemaal hebt ingesteld krijgt de klant een mail zodra de medewerker zijn/haar uren indient of als deze intern geaccordeerd zijn.

Als de klant op het linkje klikt krijgt deze een online overzicht te zien van de geschreven tijd en de declaraties van een specifieke periode van één medewerker.

Zowel uren als declaraties kunnen door de klant worden goedgekeurd of afgewezen. Uiteraard is het ook mogelijk voor de klant om bij een afwijzing een opmerking mee te geven. Bij een akkoord krijgt de klant een mailtje dat de uren zijn goedgekeurd, met dat mailtje wordt de goedgekeurde urenbrief direct weer meegestuurd.

De medewerker krijgt weer een mailtje zodra zijn of haar uren zijn goedgekeurd dan wel afgewezen. Bij een goedkeuring zullen de uren en declaraties ter facturatie aangeboden worden. Bij een afwijzing zal de medewerker hiervan op de hoogte worden gebracht en kan deze medewerker de uren dan wel declaraties aanpassen en weer ter goedkeuring aanbieden.

De klantgoedkeuringsmodule brengt ook voordelen met zich mee in de facturatie. Door de verschillende accorderingsstappen signaleren wij dat bepaalde omzet nog niet gefactureerd is en waarom nog niet.

Het kan zijn dat Medewerker A of B zijn of haar uren nog niet heeft ingediend, de uren zijn nog niet ter accordering aangeboden, ze zijn nog niet geaccordeerd, of de uren zijn afgewezen. Je ziet dus waarom de factuur nog niet de deur uit kan. Je kunt vervolgens doorklikken om naar de urenkaart van de medewerker te gaan. Ook kun je in het geval van 'geen klantgoedkeuring' er alsnog voor kiezen om de factuur naar de klant te sturen.