Zoek je meer informatie over het schrijven van je eigen uren - kijk dan hier |
Snel naar:
Verschil tussen de back-office- en persoonlijke urenkaart
De back-office urenkaart lijkt sterk op de persoonlijke urenkaart. Toch zijn er ook belangrijke verschillen:
Persoonlijke urenkaart:
Zoals de naam al aangeeft kan je in de persoonlijke urenkaart enkel je eigen uren inzien, schrijven en indienen en is deze kaart beschikbaar voor medewerkerportaalgebruikers. Zijn uren eenmaal ingediend dan kan je deze uren in je persoonlijke urenkaart niet meer wijzigen.
Back-office urenkaart:
De back-office urenkaart kan de urenkaart van alle werknemers en inhuurkrachten openen en aanpassen. Ingediende- en/of geaccordeerde uren kunnen altijd worden aangepast. In de back-office urenkaart kunnen de indien- en akkoorddatum worden aangepast. Met de heropenen optie in de back-office urenkaart kan een urenkaart ook weer opengezet worden voor een medewerker - zodat deze medewerker ingevoerde (maar nog niet gefactureerde) uren kan aanpassen. In deze urenkaart kunnen ook reeds gefactureerde uren aangepast worden vanwege een noodzakelijke urencorrectie. Dit kan dan, afhankelijk van de factuurwijze van het project, resulteren in een correctiefactuur. Vanuit de back-office urenkaart kan ook handmatig nogmaals een klantgoedkeuringsverzoek worden verstuurd of als goedgekeurd worden aangegeven.
Back-office urenkaart openen
Om een urenkaart te openen zijn er verschillende mogelijkheden:
 | Typ hier de naam van de medewerker en klik op zoeken. Urenkaarten zijn te te herkennen aan het uur-icoon:  |
 | Een andere manier om de back-office urenkaart te openen is om via de startpagina naar het actieveld te navigeren. Typ hier 'uren' en kies de optie 'Overzicht - Uren - Medewerkers'. In het overzicht dubbelklikken op de gewenste medewerkernaam opent de urenkaart van de desbetreffende medewerker. |
| Het is ook mogelijk om vanuit de medewerkerkaart direct naar de gekoppelde urenkaart te navigeren. Klik hiervoor op het uur-icoon op het basistabblad in de 'Beschikbaar vanaf' titel. |
Functies op de back-office urenkaart
De back-office urenkaart heeft verschillende algemene- en kaartspecifieke functies.
Algemene functies:
 | Openstaande wijzigingen in de kaart definitief doorvoeren. |
 | Openstaande wijzigingen ongedaan maken. |
 | De gegevens van de kaart verversen. |
 | In 'Navigeren' kan een fragment van de medewerkernaam worden ingevoerd. Met de '...' knop kan worden aangevinkt in welke type medewerkers je wilt zoeken. |
Kaartspecifieke functies:
Afhankelijk van de rechten van de gebruiker ziet de gebruiker meer of minder van onderstaande functies:
 | Activeer een project uit een activiteitgroep. Afhankelijk van je persoonlijke instellingen kan je er ook voor kiezen om een project uit een activiteitgroep te activeren door een fragment van de klant- of projectnaam in te typen. |
 | Kopieer de uren zoals vorige week ingevoerd naar de huidige week. Zijn de te schrijven uren precies hetzelfde als die van vorige week? Met deze knop kan je gemakkelijk de uren van de vorige week kopiëren naar de huidige week. |
 | Indienen van opgeslagen uren. Met het indienen van de uren staan de uren vast voor de medewerker zelf en de medewerker deze zelf niet meer wijzigen. |
 | Hier kan je door de applicatiebeheerder beschikbaar gestelde rapporten opstarten. |
 | Hier kan persoonlijke weergave-instellingen en afhankelijk van je rechten ook de bedrijfsinstellingen aanpassen van de urenkaart. |
Uitleg van de urenkaart - het totaaloverzicht
Het totaaloverzicht is het totaal van geregistreerde uren per dag in een bepaalde maand. In de kopregel wordt de huidige getoonde maand in het midden en vetgedrukt weergegeven. Door te klikken op een eerdere of latere maand zal de urenkaart in stapjes van één of twee maanden navigeren naar een andere periode.
Het is ook mogelijk om sneller te navigeren. Klik hiervoor op de vetgedrukte (huidig geselecteerde) maand. Hierna komt er een popup om snel naar een ander jaar en maand te navigeren.
Betekenis van de weekcontrole iconen:
 | Het aantal vastgelegde uren van deze week zijn minimaal conform de contractnorm of het rooster en de uren zijn ingediend. |
 | Het aantal ingevoerde uren van deze week zijn minimaal conform de contractnorm of het rooster maar de uren zijn nog niet ingediend. |
 | Het totaal aantal ingevoerde uren in deze week is nog niet conform de contractnorm of rooster en de week ligt in het verleden. Een tooltip boven het icoon zal aangeven wat de contractnorm is voor het aantal in te voeren uren. |
 | Het totaal aantal ingevoerde uren in deze week is nog niet conform de contractnorm of rooster maar de week loopt nog of ligt in de toekomst. |
Uitleg van de urenkaart - de ureninvoer
In dit blok schrijf je per project en uurtype de uren op aan de medewerker toegekende projecten en/of taken. Projecten zijn gekoppeld aan klanten en hebben één of meer uurtypen/activiteiten en mogelijk ook één of meer declaraties. Op taken kan je enkel uren schrijven.
Functionaliteit bij ureninvoer of mutatie:
| Typ hier (een fragment van) de project-, taak- of bedrijfsnaam om makkelijker uren te schrijven op het gewenste project of taak. |
| Typ hier (een fragment van) de project-, taak- of bedrijfsnaam om makkelijker uren te schrijven op het gewenste project of taak, waarbij eventueel ook een activiteitgroepvoordracht kan worden geactiveerd. Dit is afhankelijk de persoonlijke urenkaartinstelling 'Activiteitgroepvoordrachten activeren'. |
 | Met deze schakelaar worden lege regels getoond. Klik op deze knop om lege regels niet te tonen |
 | Navigeer naar een week eerder |
 | Navigeer naar een week later |
De datumkolom wordt in het groen weergegeven wanneer die dag is aangemerkt als een nationale feestdag. De tooltip op de dag geeft aan welke nationale feestdag het dan betreft:
Standaard ureninvoer:
In een urencel kan je de uren invoeren in uu:mm notatie (bijvoorbeeld 8:45) of als 8,75 of 8.75 uur. Door na invoeren van een aantal uur op ENTER te drukken kan direct een notitie bij het geschreven uur worden geregisteerd. Uren met een gekoppelde notitie worden in het vet weergegeven in het ureninvoerblok.
 | In het notitie/aantekeningenblok kan met deze knop gewisseld worden naar incrementeel urenschrijven wat hieronder wordt uitgelegd. |
LIFT toont ook helemaal onderin de urenkaart het aantekeningenveld van een geschreven uur.
De projectadministratie kan voor een project of taak aangeven dat het verplicht is om een aantekening toe te voegen. De cel wordt rood wanneer nog geen aantekening is toegevoegd. |
Incrementeel uren schrijven:
Incrementeel urenschrijven is interessant wanneer je op meer detailniveau je uren wilt registreren op één projectuurtype/activiteit op één dag. Ga hiervoor naar de gewenste cel en klik op Ctrl + ENTER. Je kan een nieuwe invoer toevoegen en daarachter een aantekening invoeren.
 | Voeg een nieuwe regel toe. In die regel registreer je het aantal uur en kan een notitie worden vastgelegd. |
 | Verwijder de huidige regel. Het geschreven uur en eventueel gekoppelde notitie zullen worden verwijderd. |
Wanneer op een dag incrementeel tijd is geregistreerd door meerdere verschillende gebruikers wordt dit in de cel aangegeven met een oranje hoekje:
Uurbudget op project:
Wanneer op een project met budgetten wordt gewerkt dan zie je in de projectregel het nog openstaand budget uitgedrukt in uren. In de tooltip op het icoon erachter wordt extra informatie gegeven:
 | Er is nog een positief urenbudget op dit project. Zweef met je muis boven het icoon voor extra informatie. Je ziet dan het oorspronkelijke budget, hoeveel uur je zelf hebt verbruikt en wanneer gewerkt wordt met een groepsbudget hoeveel uren andere medewerkers op het project hebben geschreven. |
| Het projectbudget is overschreden. Zweef met je muis boven het icoon voor extra informatie. Je ziet dan het oorspronkelijke budget, hoeveel uur je zelf hebt verbruikt en wanneer gewerkt wordt met een groepsbudget hoeveel uur andere medewerkers op het project hebben geschreven. |
Klantgoedkeuring op project:
Wanneer op een project met klantgoedkeuring wordt gewerkt is op de projectregel de status van de klantgoedkeuring zichtbaar. In de tooltip op het icoon erachter wordt extra informatie gegeven:
 | Klantgoedkeuring voor de factuurperiode akkoord verkaard. |
 | Klantgoedkeuring voor de factuurperiode staat open. |
| Klantgoedkeuring voor de factuurperiode is afgewezen. |
| Klantgoedkeuring voor de factuurperiode is verlopen, ingetrokken, niet verzonden of ongeldig verklaard. Een reden voor ongeldig verklaring kan zijn dat de klantgoedkeuring is uitgezet (geweest), de factuurwijze is aangepast of de looptijd van de voordracht is aangepast. |
Vakantieverzoeken:
Als een vakantieverzoek is ingediend zal dit aangegeven worden in de week van het vakantieverzoek.
| In deze week staat een nog niet geaccepteerd taakurenverzoek open op deze taak. De tooltip op dit icoon achter de taak geeft meer informatie. |
| In deze week staat een geaccepteerd taakurenverzoek open op deze taak. De tooltip op dit icoon achter de taak geeft meer informatie. Klikken op het icoon vult automatisch de uren van het vakantieverzoek in voor de huidige week. |
Wanneer een vakantieverzoek is afgewezen zal het uitroepteken achter de taaknaam verdwijnen.
Achter een taak kan ook een informatie icoon getoond worden:
| Dit icoon kan achter een taaknaam staan. De tooltip in dit icoon toont dan mogelijke toelichting over wanneer je bijvoorbeeld op deze taak uren mag schrijven. |
Heropenen, indiendatum en/of akkoorddatum aanpassen
Om de urenkaart weer open te zetten voor de medewerker kan een back-office urenkaart-gebruiker de indiendatum aanpassen door een periode weer te heropenen. Indien gewerkt wordt met urenaccordering kan ook de akkoorddatum aangepast worden. Klik op het gewenste datumveld in het ureninvoerblok:
Je krijgt dan de opties:
Alles accorderen t/m deze dag
Accorderen t/m deze dag voor ... (hierbij kan een specifiek project of alle taken gekozen worden)
Alles indienen t/m deze dag
Indienen t/m deze dag voor ... (hierbij kan een specifiek project of alle taken gekozen worden)
Alles heropenen vanaf deze dag
Heropenen vanaf deze dag voor ... (hierbij kan een specifiek project of alle taken gekozen worden)