Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van kracht. In de EU wordt dit de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd. In het kort houdt dit in dat persoonsgegevens alleen verwerkt mogen worden in overeenstemming met de wet. Binnen LIFT zijn uitgebreide mogelijkheden om persoonsgegevens vast te leggen en dus 'te verwerken'. Binnen LIFT valt o.a. te denken aan gegevens van:

Van bovenstaande personen worden allerlei persoonlijke gegevens vastgelegd in LIFT; denk bijvoorbeeld aan NAW gegevens, de geboortedatum, telefoonnummers, BSN- en rekeningnummer, etc. Indien deze gegevens voor een gerechtvaardigd doel worden verwerkt is dit geen probleem. Echter, wanneer de gegevens niet of niet meer relevant zijn kan het zo zijn dat deze informatie niet meer bewaard mag worden. Persoonsgegevensbeheer van LIFT helpt bij de verplichte gegevensbescherming van personen.

Na archiveren van een persoonskaart zoals hierboven aangegeven of het verstrijken van een ingestelde termijn voor een document- of e-mailsjabloon kan persoonsgegevensbeheer automatisch worden geactiveerd.
​
Archivering van een persoon dient te gebeuren wanneer een sollicitant niet geschikt is gebleken, een medewerker uit dienst is gegaan of een contactpersoon bij een relatie een andere baan/functie heeft gekregen en geen contactpersoon meer is voor je organisatie. In de archiefopties kan voor ieder van de drie onderstaande fases een datum ingegeven worden. Standaard zal LIFT een suggestie geven gebasseerd op de systeeminstelling in 'Algemeen\Opschonen persoonsgegevens'.

LIFT persoonsgegevensbeheer onderscheidt drie fases:

Het openen van de LIFT AVG tooling gaat via de acties-balk:

Na het starten van persoonsgegevensbeheer heeft LIFT de volgende mogelijkheden:

In configuratie kan voor ieder van de controleniveaus (fases) per bron en per veld worden aangegeven wat de actie moet zijn. De bron selecteer je aan de linkerkant van het overzicht. Voor fases 'Opschonen en 'Anonimiseren' zijn de acties per veld niets, leegmaken of anonimiseren. Voor controleniveau 'Verwijderen' kan de tabel verwijderd worden of enkel wanneer de tabel niet meer gekoppeld is (zwevend).

In termijnen instellen kan per kaart en per gedefinieerde archiefreden een opschoon-, anonimisatie- en verwijdertermijn worden aangegeven.

Daarnaast kan per gedefinieerd documentsjabloon en per actietype worden aangegeven wat de verwijdertermijn is. Een actietype is hierbij:

Hier kan oudere data welke gearchiveerd is vóór activatie van LIFT persoonsgegevensbeheer alsnog worden ingepland voor opschonen, anonimiseren en/of verwijderen. Acties die op een datum van op of voor vandaag staan zullen bij de eerstvolgende nachtelijke run worden uitgeverd of kunnen handmatig worden gestart vanaf het tabblad ingeplande acties.

In het overzicht van ingeplande acties staan de acties die persoonsgegevensbeheer wil gaan uitvoeren of heeft geprobeerd uit te voeren, maar niet konden worden voltooid. Als een actie niet kon worden voltooid geeft LIFT in de tooltip van het informatie-icoontje aan waarom de actie niet kon worden uitgevoerd. Acties kunnen in dit overzicht ook handmatig gestart worden.

Omdat enorm veel invoervelden persoonsgegevens kunnen bevatten heeft LIFT een AVG sjabloon ingericht waarmee je organisatie voldoet aan de AVG. Deze kunnen wij binnen jullie klantomgeving activeren. Indien je hier gebruik wilt maken neem dan contact op met LIFT support.