AVG tooling

Met LIFT kan je organisatie voldoen aan de AVG

Martin van der Zee avatar
Geschreven door Martin van der Zee
Deze week bijgewerkt

De LIFT AVG tooling kan alleen geactiveerd worden
in samenspraak met LIFT support.

Ga snel naar:

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van kracht. In de EU wordt dit de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd. In het kort houdt dit in dat persoonsgegevens alleen verwerkt mogen worden in overeenstemming met de wet. Binnen LIFT zijn uitgebreide mogelijkheden om persoonsgegevens vast te leggen en dus 'te verwerken'. Binnen LIFT valt o.a. te denken aan gegevens van:

Van bovenstaande mensen kunnen veel persoonlijke gegevens vastgelegd worden in LIFT; denk bijvoorbeeld aan adressen, e-mailadressen, geboortedatum, telefoonnummers, BSN- en rekeningnummer, etc. Indien deze gegevens voor een gerechtvaardigd doel worden verwerkt is dit geen probleem. Echter, wanneer de gegevens niet of niet meer relevant zijn kan het zo zijn dat deze informatie niet meer bewaard mag worden. Persoonsgegevensbeheer van LIFT helpt bij de verplichte gegevensbescherming van personen.

De tooling kan ook handig gebruikt worden om bijvoorbeeld (erg) oude gearchiveerde leads, aanvragen of potentiële klanten te verwijderen.

Mogelijkheden van persoonsgegevensbeheer

Na archiveren van een persoonskaart zoals hierboven aangegeven kan persoonsgegevensbeheer automatisch worden geactiveerd.

Archivering van een persoon dient te gebeuren wanneer een sollicitant niet geschikt is gebleken, een medewerker uit dienst is gegaan of een contactpersoon bij een relatie een andere baan/functie heeft gekregen en geen contactpersoon meer is voor je organisatie. In de archiefopties kan je voor ieder van de drie onderstaande fases een datum ingegeven worden. Standaard zal LIFT een suggestie geven gebasseerd op de systeeminstelling in 'Algemeen\Opschonen persoonsgegevens'.

LIFT persoonsgegevensbeheer onderscheidt drie fases:

  • Opschonen. In deze fase kan de inhoud van irrelevante velden opgeschoond of geanonimiseerd worden (wanneer velden niet leegemaakt kunnen worden omdat ze in LIFT verplicht zijn). Hier wordt irrelevante informatie opgeruimd.

  • Anonimiseren. In deze fase kan de inhoud van irrelevante velden opgeschoond of geanonimiseerd (wanneer velden niet leegemaakt kunnen worden omdat ze in LIFT verplicht zijn). Kaarten zijn hierna niet meer herleidbaar naar de persoon.

  • Verwijderen. De kaart zal volledig uit LIFT worden verwijderd.

LET OP

De acties opschonen, anonimiseren en verwijderen zijn definitief en niet meer terug te draaien.

Dit is danook de reden dat de persoonsgegevensbeheer niet direct en zonder contact met LIFT support kan worden geactiveerd.

Persoonsgegevensbeheer starten

Het openen van de LIFT AVG tooling gaat via de acties-balk:

Startpagina in de snelkoppelingenbalk. De snelkoppelingenbalk is de strook met mogelijk te starten functies aan de linkerkant van het LIFT scherm. Ga naar dit scherm om naar 'Acties...' te gaan.

Met het acties-veld op de startpagina kunnen snel acties gestart worden. Typ hier 'persoons' en kies de optie 'Instelling - Persoonsgegevensbeheer' om persoonsgegevensbeheer te starten.

Persoonsgegevensbeheer configuratie

Na het starten van persoonsgegevensbeheer heeft LIFT de volgende mogelijkheden:

Configuratie

In configuratie kan voor ieder van de controleniveaus (fases) per bron en per veld worden aangegeven wat de actie moet zijn. De bron selecteer je aan de linkerkant van het overzicht. Voor fases 'Opschonen en 'Anonimiseren' zijn de acties per veld niets, leegmaken of anonimiseren. Voor controleniveau 'Verwijderen' kan de tabel verwijderd worden of enkel wanneer de tabel niet meer gekoppeld is (zwevend).

Termijnen instellen

In termijnen instellen kan per kaart en per gedefinieerde archiefreden een opschoon-, anonimisatie- en verwijdertermijn worden aangegeven.

Oude gegevens inplanningen

Hier kan oudere data welke gearchiveerd is vóór activatie van LIFT persoonsgegevensbeheer alsnog worden ingepland voor opschonen, anonimiseren en/of verwijderen. Acties die op een datum van op of voor vandaag staan zullen bij de eerstvolgende nachtelijke run worden gedaan of kunnen handmatig worden gestart vanaf het tabblad ingeplande acties.

Ingeplande acties

In het overzicht van ingeplande acties staan de acties die persoonsgegevensbeheer wil gaan uitvoeren of heeft geprobeerd uit te voeren, maar niet konden worden voltooid. Als een actie niet kon worden voltooid geeft LIFT in de tooltip van het informatie-icoontje aan waarom de actie niet kon worden uitgevoerd. Acties kunnen in dit overzicht ook handmatig gestart worden.

Standaardsjabloon voor de AVG tooling

Omdat enorm veel invoervelden persoonsgegevens kunnen bevatten heeft LIFT een AVG sjabloon ingericht waarmee je organisatie voldoet aan de AVG. Deze kunnen wij actief maken binnen jullie klantomgeving. Indien je hier gebruik wilt maken neem dan contact op met LIFT support.

Was dit een antwoord op uw vraag?