In het artikel document en e-mail is al aangegeven dat een gebruiker in LIFT eenvoudig documenten kan aanmaken en e-mail kan versturen. Documenten en e-mail zijn altijd gebasseerd op of gekoppeled aan een sjabloon. In dit artikel gaan we specifiek dieper in op e-mailsjablonen.

E-mailsjablonen beheer je vanaf een (willekeurige) kaart van dat type. Wil je een e-mailsjabloon definiëren op een werknemerkaart dan open je een willekeurige werknemerkaart. Wil je een uitnodiging definiëren op de contactpersoonkaart, dan open je een willekeurige contactpersoonkaart.

Ga in deze kaart naar de kaartspecifieke functie:

Hierna opent LIFT het sjabloonoverzicht met reeds gedefiniëerde e-mailsjablonen.

Rechtsboven het overzicht van gedefiniëerde e-mailsjablonen zijn de volgende opties beschikbaar:

Door op een e-mailsjablonen in het overzicht te klikken wordt dat e-mailsjabloon geselecteerd en zie je onder het sjabloonoverzicht de sjablooneigenschappen, gekoppelde rollen en heb je de mogelijkheid om het huidig geselecteerde sjabloon te bewerken.

Klik op 'Nieuw sjabloon' in het e-mailsjabloonoverzicht om een nieuw e-mailsjabloon te definiëren. In de dialoog wordt het verplichte veld gevraagd:

Hierna is het e-mailsjabloon aangemaakt maar wil je het e-mailsjabloon aanpassen en verder configureren.

Selecteer in het documentsjabloonoverzicht het documentsjabloon welke je wilt aanpassen; bijvoorbeeld een zojuist aangemaakt documentsjabloon. De sjablooninstellingen vallen in 3 categorieën:

In de sjablooninformatie kunnen de volgende sjablooneigenschappen worden ingesteld:

Sjablooninformatie:

Importeeropties:

Bijlagen:

Hier wordt een overzicht van e-mailbijlagen weergegeven. De bijlagen kunnen worden toegevoegd of verwijderd in het tab 'Bewerken'. Rechts in het rechter tabblad van dit dialoog kunnen bijlagen worden beheerd.

Lettertype en grootte:

Hier kan een basis font en font grootte worden gekozen. In het sjabloon kan in de interface nog wel worden afgeweken van de font grootte.

Overigen:

Taal:

Voor e-mailsjablonen waarvoor 'Importeren' _niet_ op 'Enkel importeren' kan een e-mailsjabloon geconfigureerd worden met de zichtbare editor.

In het rechter paneel 'Samenvoegvelden' kan een samenvoegveld gekozen worden die dan op de plaats van de cursor in het e-mailsjabloon zal worden geplakt. De lijst van samenvoegvelden kan worden opengeklapt op een in het vet weergegeven regel die begint met een '>' teken. Met behulp van het samenvoegveldfilter kan snel op een (fragment van) een veldnaam gezocht worden om toe te voegen.

Samenvoegvelden van LIFT zijn te herkennen aan de vorm !Kaart.Veldnaam!
Bijvoorbeeld

Een gebruiker kan ook een eigen samenvoegveld toevoegen die niet bestaat in LIFT. Het eigen samenvoegveld mag geen spaties bevatten. Bij het versturen van een e-mail van dit sjabloontype zal LIFT dan met een popup komen voor het invullen van dat veld.

Bijvoorbeeld
​

LIFT kent het veld AantalFietsen niet en zal bij verzenden om deze waarde vragen.

Bijlagen

Aan een te verzenden e-mail kunnen standaard bijlagen worden toegevoegd. Dit regel je vanuit het Bijlagen tabblad aan de rechterkant van het 'Bewerk sjabloon dialoog.

Voor de bijlage kan de bijlage naam worden aangepast; standaard wordt deze ingevuld met de bestandsnaam van de bijlage.

Een bijlage kan ook als globaal worden gemarkeerd. De bijlage wordt dan eenmaal opgeslagen en kan in verschillende e-mailsjablonen (her)gebruikt worden. Globale bijlagen

In rolrechten kunnen voor gedefiniëerde rollen de rechten op het e-mailsjabloon worden aangegeven. De rechten zijn lezen, schrijven, archiveren en/of verwijderen.
​Gebruikers krijgen via deze gekoppelde rollen bijbehorende rechten op de e-mail.

Gebruikers zonder rechten op een e-mailtype zullen e-mail van dit e-mailsjabloontype niet zien in contactoverzichten.

In het artikel E-mail, Proces en Documentsjablonen wordt uitgelegd waar je sjablonen aan kunt maken en dat deze locatiegebonden zijn. In het artikel dat je nu leest gaan wij specifiek dieper in op e-mailsjablonen. Of het nou gaat om een afspraak, een voorstel of een uitnodiging, binnen LIFT kan je ze allemaal als sjabloon definiëren. Onderstaande voorbeeld gaat over een zojuist aangemaakte afspraakbevestiging op een lead.

Sjablooneigenschappen

In het onderwerp kan je een standaard onderwerp opvoeren. Hier kan je ook samenvoegvelden in plaatsen, zoals bijvoorbeeld de datum en tijd van de afspraak. Wat verderop in dit artikel vertellen wij wat samenvoegvelden zijn. Met de Van kan je instellen vanuit welk e-mailadres de mail gestuurd moet worden. Dit kan de e-mail zijn van degene die het mailtje opstelt, maar ook een algemeen e-mailadres als [email protected]. Achter de Aan plaatsen wij het samenvoegveld waar je de mail heen wilt sturen. Vaak is dit de contactpersoon/medewerker van de organisatie waar je mee in contact bent. Een logische waarde is dus: "!Contactpersoon.Formele naam!" <!Contactpersoon.E-mailadres!>

Indien er standaard bijlagen worden meegestuurd zie je die aan de rechterzijde ook staan. Deze kunnen onder "bewerk sjabloon" worden toegevoegd/gewijzigd. Als bedrijf hanteer je vaak een standaard lettertype, welke in het sjabloon ook wordt getoond. Als je hier een ander lettertype zou willen hanteren, dan kan dat hier aangegeven worden. 

Je kan eenvoudig door middel van een drag and drop functie een binnengekomen e-mail importeren op de kaart. Hiervoor moet je wel eerst in het sjabloon de mogelijkheid gecreëerd hebben om te importeren.

Elk sjabloon kan worden toegekend aan medewerkers die in een specifieke rol zitten. Zit je niet in deze rol dan kan je een dergelijk document niet genereren, maar bijvoorbeeld ook niet inzien, archiveren of verwijderen. Met deze rolrechten kan je dus elk documenttype op vier niveaus toekennen of afschermen. 

Bewerken

Op basis van de locatie kunnen de beschikbare samenvoegvelden verschillen. Samenvoegvelden zijn velden die automatisch in de e-mail gevuld worden als ze bekend zijn op de kaart waar je de e-mail aanmaakt. Dit zou bijvoorbeeld een naam van de contactpersoon of afspraakgegevens kunnen zijn.

Het samenvoegveld plaats je in het e-mailsjabloon op de plek waar je het zou willen hebben. Uiteraard kan je meerdere samenvoegvelden in één sjabloon plaatsen en verder vul je het sjabloon aan met relevante tekst.

Wanneer je gewenste samenvoegveld niet bestaat kan je ook een vrij samenvoegveld toevoegen. Dit doe je door je gewenste veld te plaatsen tussen de twee uitroeptekens, !Voorbeeld!. Wanneer je het document genereert zal LIFT vragen om deze velden ter plekke in te vullen.

Indien je standaard bijlagen zou willen toevoegen, klik dan op "Bijlagen" en voeg de gewenste bijlagen toe middels een drag and drop actie. Als je sjabloon klaar is klik je op opslaan en kunnen alle medewerkers die recht hebben op dit sjabloon het gebruiken.
​