Sjablonen

In het artikel E-mail, Proces en Documentsjablonen wordt uitgelegd waar je sjablonen aan kunt maken en dat deze locatiegebonden zijn. In het artikel dat je nu leest gaan wij specifiek dieper in op e-mailsjablonen. Of het nou gaat om een afspraak, een voorstel of een uitnodiging, binnen LIFT kan je ze allemaal als sjabloon definiëren. Onderstaande voorbeeld gaat over een zojuist aangemaakte afspraakbevestiging op een lead.

Sjablooneigenschappen

In het onderwerp kan je een standaard onderwerp opvoeren. Hier kan je ook samenvoegvelden in plaatsen, zoals bijvoorbeeld de datum en tijd van de afspraak. Wat verderop in dit artikel vertellen wij wat samenvoegvelden zijn. Met de Van kan je instellen vanuit welk e-mailadres de mail gestuurd moet worden. Dit kan de e-mail zijn van degene die het mailtje opstelt, maar ook een algemeen e-mailadres als [email protected]. Achter de Aan plaatsen wij het samenvoegveld waar je de mail heen wilt sturen. Vaak is dit de contactpersoon/medewerker van de organisatie waar je mee in contact bent. Een logische waarde is dus: "!Contactpersoon.Formele naam!" <!Contactpersoon.E-mailadres!>

Indien er standaard bijlagen worden meegestuurd zie je die aan de rechterzijde ook staan. Deze kunnen onder "bewerk sjabloon" worden toegevoegd/gewijzigd. Als bedrijf hanteer je vaak een standaard lettertype, welke in het sjabloon ook wordt getoond. Als je hier een ander lettertype zou willen hanteren, dan kan dat hier aangegeven worden. 

Je kan eenvoudig door middel van een drag and drop functie een binnengekomen e-mail importeren op de kaart. Hiervoor moet je wel eerst in het sjabloon de mogelijkheid gecreëerd hebben om te importeren.

Elk sjabloon kan worden toegekend aan medewerkers die in een specifieke rol zitten. Zit je niet in deze rol dan kan je een dergelijk document niet genereren, maar bijvoorbeeld ook niet inzien, archiveren of verwijderen. Met deze rolrechten kan je dus elk documenttype op vier niveaus toekennen of afschermen. 

Bewerken

Op basis van de locatie kunnen de beschikbare samenvoegvelden verschillen. Samenvoegvelden zijn velden die automatisch in de e-mail gevuld worden als ze bekend zijn op de kaart waar je de e-mail aanmaakt. Dit zou bijvoorbeeld een naam van de contactpersoon of afspraakgegevens kunnen zijn.

Het samenvoegveld plaats je in het e-mailsjabloon op de plek waar je het zou willen hebben. Uiteraard kan je meerdere samenvoegvelden in één sjabloon plaatsen en verder vul je het sjabloon aan met relevante tekst.

Wanneer je gewenste samenvoegveld niet bestaat kan je ook een vrij samenvoegveld toevoegen. Dit doe je door je gewenste veld te plaatsen tussen de twee uitroeptekens, !Voorbeeld!. Wanneer je het document genereert zal LIFT vragen om deze velden ter plekke in te vullen.

Indien je standaard bijlagen zou willen toevoegen, klik dan op "Bijlagen" en voeg de gewenste bijlagen toe middels een drag and drop actie. Als je sjabloon klaar is klik je op opslaan en kunnen alle medewerkers die recht hebben op dit sjabloon het gebruiken.
​