Ga snel naar:

Algemeen

Om iemand toegang te verlenen tot LIFT zal de persoon als gebruiker in LIFT moeten gedefinieerd. Een gebruiker in LIFT kan ook een medewerker te zijn, maar dat is niet noodzakelijk.

Een gebruiker koppelen aan een medewerker is noodzakelijk op het moment dat een gebruiker gewerkte uren in LIFT moet kunnen registreren.

Een gebruiker heeft een licentiesleutel nodig om te kunnen inloggen. Een licentiesleutel bepaalt licentie-technisch welke rechten de gebruiker maximaal toegekend zou kunnen krijgen. Binnen de mogelijkheden van de sleutel bepaal je middels gekoppelde rollen welke rechten een gebruiker heeft. Het is niet mogelijk om direct rechten aan een gebruiker toe te kennen; dit kan enkel door één (of meerdere) rollen aan de gebruiker te koppelen. Wanneer een gebruiker aan meerdere rollen gekoppeld is dan krijgt de gebruiker alle rechten uit die gekoppelde rollen.

Een gebruiker kan nooit meer rechten krijgen dan de gebruiker op basis van de gekoppelde licentiesleutel zou mogen hebben.

Standaard logt een gebruiker in met een inlognaam, wachtwoord en eventueel met 2FA code. Het is echter ook mogelijk om in te loggen middels Single sign-on (SSO).

Voor een gebruiker kan je aangeven dat deze gebruiker 'supervisor' is.
Een supervisor heeft alle rechten binnen de gekoppelde licentiesleutel. Document- en e-mailsjablonen, rapporten en widgets moeten echter wel via één of meerdere rollen aan een supervisor gekoppeld worden.

Aanmaken van een gebruiker

Voor het aanmaken van een nieuwe gebruiker ga je naar:

	Startpagina in de snelkoppelingenbalk. De snelkoppelingenbalk is de strook met mogelijk te starten functies aan de linkerkant van het LIFT scherm. Ga naar dit scherm om naar 'Acties...' te gaan.
	Met het acties-veld op de startpagina kunnen snel acties gestart worden. Typ hier 'gebruiker' en kies de optie 'Nieuwe kaart - Gebruiker' om een nieuwe gebruiker aan te maken.
	Een andere mogelijkheid is om vanuit de kaarttegel 'Gebruikers' via het gebruiker-icoon op de tegel een gebruiker aan te maken. Voorwaarde is dan uiteraard wel dat in de startpagina-inrichting gebruik gemaakt wordt van de kaarttegelwidget 'Overzicht - Gebruikers'.

Bij het aanmaken van een gebruiker kan de gebruiker bij inloggen direct gekoppeld worden aan een gedefinieerde startpaginaconfiguratie.

Wanneer een gebruiker handmatig mag inloggen dient een wachtwoord te worden ingevoerd. Daarbij kan met een vinkje worden aangegeven dat dit een tijdelijk wachtwoord betreft. Bij een eerste keer inloggen zal de gebruiker geforceerd worden tot het ingeven van een nieuw persoonlijk wachtwoord.

LIFT Software benadrukt het belang van het gebruik van sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie (2FA).

Na het aanmaken van de gebruiker kan de gebruiker gekoppeld worden aan de juiste rollen zodat de gebruiker de gewenste rechten heeft binnen LIFT.

Voor een gebruiker kan worden aangeven dat de persoonlijke instellingen van deze gebruiker gekopieërd mogen worden naar andere, meestal nieuwe, gebruikers. Dit kan door in de gebruikerskaart aan te geven dat de persoonlijke instellingen van deze gebruiker als instellingsprofiel gebruikt mogen worden.

Vergeet niet om bij het aanmaken van de nieuwe gebruiker via de onderstaande kaartspecifieke functie 'Gebruikersinstellingen beheren' de instelling voor de persoonlijke- en actieve startpagina te kopiëren van een gebruiker met vergelijkbaar ingesteld profiel.

Wannneer een gebruiker wordt aangemaakt met de juiste sleutel en gekoppelde rollen en maar bovenstaande stap is vergeten dan zal de look & feel
waarschijnlijk anders zijn dan verwacht.

Functies op de gebruikerkaart

De gebruikerkaart heeft verschillende algemene- en kaartspecifieke functies.

Algemene functies:

	Openstaande wijzigingen in de kaart definitief doorvoeren.
	Openstaande wijzigingen ongedaan maken.
	De gegevens van de kaart verversen.
	De gebruiker archiveren.
	Wanneer de kaart onderdeel is van een selectie van kaarten navigeer je met deze knop naar de vorige kaart.
	Wanneer de kaart onderdeel is van een selectie van kaarten navigeer je met deze knop naar de volgende kaart.

Kaartspecifieke functies:

Afhankelijk van de rechten van de gebruiker en de vastgezette kaartspecifieke functies ziet de gebruiker meer of minder van onderstaande functies:

	Gebruikeropzoeklijsten. De huidige gebruiker kan hiervandaan direct gekoppeld worden aan verschillende opzoeklijsten zoals accountmanager, behandelaar, HR manager, recruiter, teammanager en/of urenmanager.
	Aanmelden als deze gebruiker. Met deze handige functie kan je binnen je eigen account inloggen als de gebruiker in deze gebruikerskaart. Op die manier kan je verifieren of de uitgedeelde licentiesleutel en gekoppelde rollen de gebruiker de gewenste rechten geeft. Mocht dit niet het geval zijn dan kan de beheerder rechten in een gekoppelde rol aanpassen en weer inloggen als deze gebruiker. Daarnaast kan je bijv. kolommen of instellingen aanpassen voor de gebruiker. Opslaan van wijzigingen op kaarten zal altijd geschieden op naam van de daadwerkelijk ingelogde gebruiker.
	Inloggegevens aanpassen. Hier kunnen inlognaam, wachtwoord en voor de gebruiker toegestane inlogmethoden worden aangepast.
	Authenticator verwijderen. Is een gebruikersaccount beschermd middels 2FA en kan de gebruiker geen 2FA code meer opvragen dan kan een beheerder de 2FA bescherming van een account verwijderen. Hierna kan de gebruiker weer inloggen en een nieuwe 2FA koppeling maken. Dit kan bijvoorbeeld van belang zijn wanneer een gebruiker een nieuwe telefoon heeft en een nieuwe authenticator gekoppeld moet worden.
	Gebruikersinstellingen beheren. Als de gebruiker niet is ingelogd kan de beheerder in dit dialoog instellingen overnemen van een standaard gebruikerprofiel. Indien enkel optionele componenten wordt aangevinkt kan de beheerder kiezen welke componenten moeten worden overschreven. Zo kan je hier bijvoorbeeld de actieve startpagina van de gebruiker instellen.
	Gebruikerkaart rapporten. Hier kunnen rechtenrapporten gedefinieerd en gestart worden indien de gebruiker daar recht op heeft.
	E-mailsjabloonbeheer. Definieer e-mailsjablonen op de gebruikerkaart welke kunnen worden ingezet bij gebeurtenissen en acties op de gebruikerkaart om bijv. een nieuwe gebruiker via e-mail te notificeren dat zijn of haar account is aangemaakt.

Rechtenprofielen

Gekoppelde rollen kunnen dynamisch aan een gebruiker worden gekoppeld via rechtenprofielen. Zo kan op basis van bepaalde gegevens uit de aan de gebruiker gekoppelde werknemerkaart en het huidig geldende contract worden bepaald welke rechtenprofiel(en) op deze dag bij een gebruiker van toepassing zijn. Aan een rechtenprofiel zijn één of meer (rechten)rollen gekoppeld.

Voorbeelden zouden kunnen zijn:

Als de aan de gebruiker gekoppelde werknemer in het contract de functie 'Consultant' heeft dan wordt de gebruiker automatisch gekoppeld aan de rol 'Urenschrijver'.
Als de aan de gebruiker gekoppelde werknemer in het contract de functie 'Teamleider' heeft en geen interne werknemer is dan wordt de gebruiker automatisch gekoppeld aan de rol 'Projectleider'.

In overeenkomende gebruikers (vandaag) zie je welke gebruikers vandaag binnen dit rechtenprofiel vallen.

Voordeel van het gebruik van rechtenprofielen is dat een rechtenbeheerder bij wisselingen van contractsoort, functie, team of bijvoorbeeld business unit van een medewerker de aan de gebruiker gekoppelde rollen niet handmatig hoeft aan te passen - wat ook vergeten of te laat kan gebeuren. LIFT regelt dit via rechtenprofielen automatisch.

Zie hier voor een meer uitgebreide uitleg over rechtenprofielen.

Openen van een gebruikerskaart

Om een bestaande gebruikerkaart te openen zijn er verschillende mogelijkheden:

	Typ hier de gebruikernaam en klik op zoeken. Gebruikers zijn te te herkennen aan het gebruiker-icoon:
	Startpagina in de snelkoppelingenbalk. De snelkoppelingenbalk is de strook met mogelijk te starten functies aan de linkerkant van het LIFT scherm. Ga naar dit scherm om naar 'Acties...' te gaan.
	Met het acties-veld op de startpagina kunnen snel acties gestart worden. Typ hier 'gebruiker' en kies de optie 'Overzicht - Gebruikers' om een overzicht van alle gebruikers te openen. Dubbelklikken op de regel opent de desbetreffende gebruikerkaart.
	Een andere mogelijkheid is om vanuit de kaarttegel 'Gebruikers' op de tegel te klikken om een overzicht van alle gebruikers te openen. Dubbelklikken op de regel opent de desbetreffende gebruikerkaart. Voorwaarde is dan uiteraard wel dat in de startpagina-inrichting gebruik gemaakt wordt van de kaarttegelwidget 'Overzicht - Gebruikers'.