Documenten
In het artikel document en e-mail is uitgelegd dat een gebruiker in LIFT eenvoudig documenten kan aanmaken en e-mail kan versturen. Documenten en e-mail zijn altijd gebasseerd op een gedefinieerd sjabloon. In dit artikel gaan we specifiek dieper in op documentsjablonen.
Snel naar:
Documentsjabloonbeheer openen
Documentsjablonen beheer je vanaf een (willekeurige) kaart van dat type. Wil je een documentsjabloon definiëren op een werknemerkaart dan open je een willekeurige werknemerkaart. Wil je een offertesjabloon definiëren op de aanvraagkaart, dan open je een willekeurige aanvraagkaart.
Ga in deze kaart naar de kaartspecifieke functie:
 | Start kaartspecifieke acties. Hier kan je kiezen voor 'Documentsjabloonbeheer'. De acties zijn rechtafhankelijk beschikbaar. |
Hierna opent LIFT het sjabloonoverzicht met reeds gedefiniëerde documentsjablonen.
Documentsjabloonoverzicht
Rechtsboven het overzicht van gedefiniëerde documentsjablonen zijn de volgende opties beschikbaar:
 | Klik op 'Nieuw sjabloon' om een nieuw documentsjabloon te definiëren. |
 | Gearchiveerde documentsjablonen zullen niet getoond worden in het overzicht. Klik op de knop om gearchiveerde documentsjablonen zichtbaar te maken in het documentsjabloonoverzicht. |
 | Gearchiveerde documentsjablonen worden getoond in het overzicht. Klik op de knop om gearchiveerde documentsjablonen weg te filteren in het documentsjabloonoverzicht. |
Door op een documentsjabloon in het overzicht te klikken wordt dat documentsjabloon geselecteerd en zie je onder het sjabloonoverzicht de sjablooneigenschappen, gekoppelde rollen en heb je de mogelijkheid om het huidig geselecteerde sjabloon te bewerken.
Documentsjabloon definiëren
Klik op 'Nieuw sjabloon' in het documentsjabloonoverzicht om een nieuw documentsjabloon te definiëren. In de dialoog worden de verplichte velden gevraagd:
Documentcode | De documentcode is een lettercode en wordt gebruikt voor het documentreferentienummer wat gegenereerd wordt bij een aangemaakt document. De standaard lettercode is 2 maar de lengte kan de systeeminstellingen - documenten worden aangepast. Als voorbeeld zou je kunnen kiezen voor 'OF voor offerte, 'BR' voor brief of 'CV' voor een Curriculum Vitea. Het documentreferentienummer bestaat uit de documentcode en een volgnummer. De eerste offerte wordt zo OF00001, de tweede offerte OF00002, etc. |
Sjabloonnaam | Geef hier de naam op van het documentsjabloon. Voorbeelden zijn 'Offerte', 'Gespreksverslag', 'Contract' of 'Curriculum Vitea'. |
Hierna is het documentsjabloon aangemaakt maar wil je het documentsjabloon aanpassen en verder configureren.
Documentsjabloon aanpassen
Selecteer in het documentsjabloonoverzicht het documentsjabloon welke je wilt aanpassen; bijvoorbeeld een zojuist aangemaakt documentsjabloon. De sjablooninstellingen vallen in 3 categorieën:
Sjablooneigenschappen
In de sjablooninformatie kunnen de volgende sjablooneigenschappen worden ingesteld:
Documentcode | De documentcode is een lettercode en wordt gebruikt voor het documentreferentienummer wat gegenereerd wordt bij een aangemaakt document. De standaard lettercode is 2 maar de lengte kan de systeeminstellingen - documenten worden aangepast. Als voorbeeld zou je kunnen kiezen voor 'OF voor offerte, 'BR' voor brief of 'CV' voor een Curriculum Vitea. Het documentreferentienummer bestaat uit de documentcode en een volgnummer. De eerste offerte wordt zo OF00001, de tweede offerte OF00002, etc. |
Sjabloonnaam | Geef hier de naam op van het documentsjabloon. Voorbeelden zijn 'Offerte', 'Gespreksverslag', 'Contract' of 'Curriculum Vitea'. |
Categorie | Hier kan gekozen worden uit, in opzoeklijstbeheer, gedefinieerde categorieën. Met de '...' knop achter de opzoeklijst kan direct een item worden toegevoegd. |
Volgnummer | Wijzig hier eventueel het volgende te gebruiken volgnummer voor deze documentcode. |
Mailing | Hierbij kan worden aangegeven of het document al dan niet een mailing is. Bij een gewoon document worden samenvoegvelden in het document opgeslagen. Bij een mailing worden samenvoegvelden dynamisch toegevoegd aan het document. Samenvoegvelden worden bij bekijken van het document ingevuld. Gebruik een mailingtype alleen wanneer je zeker bent dat je een mailing wilt gebruiken. Een mailing is voornamelijk bedoeld om standaardbrieven gepersonaliseerd te versturen. |
Forceer taal | Gebruik van samenvoegvelden forceren naar een specifieke taal. |
Importeren | Voor een sjabloon kan worden aangegeven dat: |
Bewerken
Voor documentsjablonen waarvoor 'Importeren' _niet_ op 'Enkel importeren' kan een MS Word sjabloon worden aangemaakt met samenvoegvelden uit de gekoppelde kaart.
 | Download het documentsjabloon. Het bestand is dan [sjabloonnaam].dotx. |
In het bewerken-scherm kunnen rechts samenvoegvelden gezocht (in het samenvoegveldfilter) en geselecteerd worden (in de veldselectieboom).
Wordt een documentsjabloon gedefiniëerd en typ je in het samenvoegveldfilter 'naam',
dan kan je samenvoegvelden vinden zoals documentnaam, naam van de huidige gebruiker en vele naamvelden voor de medewerker.
Selecteer het gewenste samenvoegveld. LIFT komt nu met een popup met het samenvoegveld. Bijvoorbeeld «Medewerker:Naam zoals Jan van Tilburg».
Met CTRL+C zal dit samenvoegveld in je klembord worden gezet.
Door een eigen (niet bestaand) samenvoegveld toe te voegen zal LIFT bij samenvoegen dit samenvoegveld niet herkennen en bij maken van het document vragen dit samenvoegveld in te vullen.
Ga vervolgend naar Word en plak de inhoud van je klembord met CTRL+V op de gewenste plek in je sjabloon.
Hierna kan je wederom naar LIFT om een ander samenvoegveld uit LIFT te kopiëren en te plakken in je documentsjabloon.
Nadat alle tekst is aangepast en alle samenvoegvelden van LIFT in het documentsjabloon zijn toegevoegd sla je het documentsjabloon op als nieuw tijdelijk .dotx bestand.
Voor documentsjablonen waarvoor 'Importeren' niet op 'Enkel importeren' kan een MS Word sjabloon worden aangemaakt met samenvoegvelden uit de gekoppelde kaart.
Upload dit bestand nu naar LIFT. Dit kan met drag en drop of onderstaande knop:
 | Upload het aangepaste documentsjabloon naar LIFT. LIFT zal een preview geven van het documentsjabloon. |
Rolrechten
In rolrechten kunnen voor gedefiniëerde rollen de rechten op het documentsjabloon worden aangegeven. De rechten zijn lezen, schrijven, archiveren en/of verwijderen.
Gebruikers krijgen via deze gekoppelde rollen bijbehorende rechten op het document.
Gebruikers zonder rechten op een documenttype zullen documenten van dit documentsjabloontype niet zien in contactoverzichten.
Supervisors hebben niet automatisch recht op een documentsjabloon! Supervisors zullen via een gekoppelde rol recht moeten krijgen op gewenste documentsjablonen. |