Dit artikel geeft uitleg over de volgende onderwerpen:
Wat is een rol?
Een rol bundelt een verzameling ingestelde rechten. Aan een rol kunnen één of meer gebruikers gekoppeld worden. Een gebruiker kan weer aan één of meerdere rollen gekoppeld zijn.
De uiteindelijke rechten van een gebruiker is de optellingen van alle rechten van alle aan de gebruiker gekoppelde rollen. Deze rechten dienen wel te vallen binnen de mogelijkheden van de aan de gebruiker gekoppelde licentiesleutel. |
Als organisatie bepaal je tijdens de onboarding gezamelijk met één van onze consultants, welke rollen je wilt onderscheiden. Te denken valt aan rollen zoals bijvoorbeeld projectleider, accountmanager, back-office of consultant.
Aanmaken van een nieuwe rol
Voor het aanmaken van een nieuwe rol ga je naar:
 | Startpagina in de snelkoppelingenbalk. De snelkoppelingbalk is de strook met mogelijk te starten functies aan de linkerkant van het LIFT scherm. Ga naar dit scherm om naar 'Acties...' te gaan. |
 | Met het acties-veld op de startpagina kunnen snel acties gestart worden. Typ hier 'rol' en kies de optie 'Nieuwe kaart - Rol' om een nieuwe rol aan te maken. |
In het gestarte dialoog kan je vervolgens een naam en omschrijving van de rol opgeven. Wanneer een rol in grote lijnen lijkt op een eerder gedefinieerde rol kan je bij het aanmaken van de rol kiezen voor 'Kopieer rechten van rol...' en in de opzoeklijst een reeds bestaande rol selecteren. De nieuwe rol kan vervolgens worden aangepast op rechten waarin de rol verschilt van de rol die als uitgangspunt is genomen.
Een andere mogelijkheid is om een opgeslagen rolconfiguratie te uploaden:
 | Upload een eerder gedefinieerde rolconfiguratie naar LIFT. |
Direct na het aanmaken van een rol of het openen van een bestaande rol kan een rol worden ingericht of aangepast.
Openen bestaande rolkaart
Om een bestaande rol te openen zijn er verschillende mogelijkheden:
 | Typ hier de naam van de rol en klik op zoeken. Rollen zijn te te herkennen aan het rollen-icoon:  |
| Een andere manier om een bestaande rolkaart te openen is om via de startpagina naar het actieveld te navigeren. Typ hier 'rol' en kies de optie 'Overzicht - Rollen'. In het overzicht dubbelklikken op de gewenste rol opent de desbetreffende rolkaart. |
Kaartopties
Hieronder een overzicht van kaartopties van de rolkaart:
 | Bij openstaande wijzigingen zal dit opslaan icoon oplichten. Gebruik deze knop om wijzingen door te voeren. |
 | Maak de huidige openstaande wijzigingen ongedaan. |
 | Gegevens herladen. |
 | Archiveer de rol. |
 | Voor de rol specifieke instellingen pushen naar gebruikers in die rol. Voorwaarde is wel dat gebruikers op dat moment niet ingelogd mogen zijn. |
 | Exporteer de rol naar een <rol>.xml bestand. |
 | Start of beheer rol-kaartrapportages. |
Inrichten of aanpassen van een rol
In een rol kan je:
de rolnaam bewerken
een omschrijving aan de rol meegeven
de toewijziging van gebruikers instellen in gekoppelde rollen
zien welke rechtenprofielen gekoppeld zijn aan deze rol
lijstrechten koppelen
rechten instellen
Rechten
Rechten configureer je op het rechtentabblad van de rolkaart. In een rol geef je gebruikers die gekoppeld zijn aan die rol rechten op:
kaarten zoals bijvoorbeeld de werknemer-, project- of urenkaart
hoofdtabbladen zoals het budgetten tabblad op de projectkaart
detailtabbladen zoals het calamiteitentabblad op de medewerkerkaart
speciale velden zoals P&O aantekeningen op de werknemerkaart
acties zoals het aanmaken van een project bij een klant
documenten van een bepaald type die aan de kaart gekoppeld is
rapporten welke gekoppeld zijn aan de geselecteerde kaart
Een handige tip bij het configureren van een rol:
In de rechten zitten vaak 'Lezen' of 'Schrijven' kolommen. Met het klikken op de kolomkop kan je snel voor alle rechten in een groep de vinkjes aan of uit zetten. |
Let er ook op dat LIFT eerst zal valideren of de gebruiker recht heeft op een bepaalde kaart via de aan de gebruiker gekoppelde licentiesleutel.
Filterrechten
Naast standaard rechten kan LIFT op specifieke kaarten ook werken met filters op een rol. Met filters is het bijvoorbeeld mogelijk om een rol recht te geven op alle werknemerkaarten waarvoor de gebruiker de HR manager of urenmanager is. Een ander voorbeeld is dat gebruikers in de rol alle klantkaarten mogen openen van accountmanager x en accountmanager y.
De mogelijke filters zijn afhankelijk van de kaartsoort waarop gefilterd wordt. Filterrechten zitten bijvoorbeeld op:
Medewerkerkaarten en werknemercontractkaart
Lead-, aanvraag- en projectkaart
(Potentiele) klant- en klantcontactpersoonkaart
Urenregistratie - Medewerkers
Om filters in te stellen selecteer je een ondersteunde kaartcategorie en kaart. Klik hierna op de '...' knop rechtsboven in de rechterkolom.
Filters op kaarten kunnen niet gebruikt worden in combinatie met toewijzingen van document- en/of e-mailsjablonen en/of rapporten op die kaart. |
Rechtenprofielen
Rechtenprofielen worden gebruikt om automatisch en +dynamische koppelingen te maken tussen gebruikers die gekoppeld zijn aan een werknemerkaart (en een geldig werknemercontract hebben) en één of meerdere rollen.
Voorbeeld:
Een gebruiker is gekoppeld aan een werknemerkaart. In het huidig gekoppelde contract van de werknemer is als functie van de werknemer 'consultant' aangegeven. Via een rechtenprofiel kan de gebruiker dan automatisch gekoppeld worden aan de rol urenschrijver.
Als de werknemer later in een ander wewrknemercontract 'accountmanager' wordt zal LIFT de gebruiker via rechtenprofielen automatisch koppelen aan een rol 'Accountmanager' (en evt. nog steeds aan de rol urenschrijver).
Op het basistabblad van de rolkaart is inzichtelijk welke rechtenprofielen aan de rol gekoppeld zijn. Er is een artikel waarin dieper op rechtenprofielen wordt ingegaan.