Uren- en omzetoverzicht

Een krachtig rapport waarmee eenvoudig inzicht verkregen wordt in uren, omzet, planning en kosten

Martin van der Zee avatar
Geschreven door Martin van der Zee
Meer dan een week geleden bijgewerkt

Het Uren- en omzetoverzicht

Het rapport 'Uren- en omzetoverzicht' is één van de meest krachtige rapporten binnen LIFT. Het rapport kan inzicht geven in verschillende omzettypen, geschreven uren, planning en kosten. Het rapport kan zowel als algemeen rapport en als kaartrapport beschikbaar gesteld worden in rapportbeheer.

Daarnaast kan data uit het uren- en omzetrapport gepubliceerd worden op de API.

Dit artikel is opgesplitst in rapportinstellingen en gebruik van het rapport zelf.

Rapportinstellingen

In het Opties tabblad zijn verschillende opties om de rapportconfiguratie aan te passen:

Vaste brongegevenskeuze

Het uren- en omzetrapport kan statisch of dynamisch worden geconfigureerd.

Bij een statische rapportdefinitie maakt de rapportbeheerder een rapportconfiguratie waarin de bron(nen) en assen volledig voor de gebruiker bepaald zijn. De gebruiker kan enkel nog de (beschikbare) peilperiode instellen en de rapportconfiguratie starten. Bij een dynamische rapportconfiguratie is de gebruiker van het rapport vrij in de te kiezen bron(nen) en assen.


De gebruiker mag de brongegevens zelf kiezen

Stel de vaste brongegevenskeuze in op 'De gebruiker mag de brongegevens zelf kiezen' voor een dynamische rapportconfiguratie. De gebruiker kan dan zelf de bron(nen) en assen selecteren en configureren. Wanneer deze optie is ingesteld kan met de '...' knop rechtsboven in dit keuzeblok worden aangegeven uit welke gegevensbronnen de gebruiker dan mag kiezen.

Rapporteer één enkel gegeven

Bij deze instelling kiest de rapportbeheerer voor een statische rapportconfiguratie waarbij op basis van één bron gerapporteerd wordt. Denk dan bijvoorbeeld aan de geschreven omzet of alle projecturen.

Rapporteer en vergelijk meerdere gegevens tegelijk

Bij deze instelling kiest de rapportbeheerer voor een statische rapportconfiguratie waarbij op basis van meerdere bronnen gerapporteerd wordt. Denk bijvoorbeeld aan de gefactureerde omzet dit jaar t.o.v. de gefactureerde omzet vorig jaar of geschreven omzet t.o.v. gefactureerde omzet.

Beschikbare peilperiodes

Wanneer als brongegevenskeuze 'De gebruiker mag de brongegevens zelf kiezen' of 'Rapporteer één enkel gegeven' gekozen is kan de peilperiode op veel verschillende manieren worden gekozen. Vink de gewenste mogelijkheden aan om deze zichtbaar te maken voor de rapportgebruiker.

Bij brongegevenskeuze 'Rapporteer en vergelijk meerdere gegevens tegelijk' is de keuze meer beperkt en maakt de rapportbeheerder een keuze uit de opzoeklijst.

Vaste gegevensselectie / gegevenskeuze

Bij de vaste brongegevenskeuze 'De gebruiker mag de brongegevens zelf kiezen' is de gegevensselectie niet beschikbaar in de rapportconfiguratie omdat dan gekozen is voor een dynamische rapportconfiguratie. Bij de andere vaste brongegevenskeuzes kan een gegevenskeuze gemaakt worden:

Voeg een extra bron toe aan de rapportconfiguratie.

Verwijder de bron uit de huidige regel van de rapportconfiguratie.

Achter de bron kunnen met deze knop geavanceerde opties gekozen worden. De extra opties zijn daarbij afhankelijk van de gekozen bron. Denk aan filteren op nulregels, instellen van afronding, etc. Daarnaast kan je aangeven of de bron vergeleken moet worden met dezelfde periode, een periode eerder of later.

Bij brongegevenskeuze 'Rapporteer en vergelijk meerdere gegevens tegelijk' kan de kleur van de bron ingesteld worden. Dit kan door te kiezen uit het kleurenpalet of door het opgeven van een hex code van de kleur. Bijvoorbeeld #0000FF.

Lay-out

Hier kan worden ingesteld hoe gereageerd moet worden bij het klikken op de gerapporteerde data. Dit kan als nieuw tabblad of als nieuw paneel. Een paneel komt onder het huidige paneel te staan en kan eventueel gesloten worden met de 'X' rechtsboven in het paneel. Omdat gegevens in panelen op hetzelfde scherm staan kan het eenvoudiger zijn om gegevens met elkaar te vergelijken.

Tabbladen lenen zich beter voor grotere overzichten. Ieder paneel of tabblad kan eventueel ook weer geexporteerd worden naar MS Excel of PDF. Dit is afhankelijk van de ingestelde rapportconfiguratie onder het kopje 'Toegestane exports'.

Daarnaast kan worden ingesteld of gegevens moeten worden getoond in tabel- of lijstvorm. Afhankelijk van deze instelling kunnen in de geavanceerde opties andere opties beschikbaar komen. In lijstvorm is het bijvoorbeeld mogelijk om de uuraantekeningen als extra kolom toe te voegen wanneer de gegevenskeuze op uren staat. In een tabelvorm kan dit alleen als tooltip worden weergegeven. De lijstvorm heeft, in tegenstelling tot de tabelvorm, geen mogelijkheid tot doorklikken (drillthrough) op data.

Toegestane exports

In de rapportconfiguratie kan worden ingesteld of de gebruiker van het rapport de informatie uit het rapport mag exporteren naar MS Excel (XLSX formaat) of PDF. Het volledige rapport kan enkel naar XLSX. Panelen of tabbladen kunnen naar XLSX of PDF geëxporteerd worden. De PDF export werkt enkel voor een in kolommen beperkte gegevensset.

Voor de PDF uitvoer kan de lettergrootte worden ingesteld. Standaard staat de fontsize op 5.

Vaste assen

Hier kan worden bepaald of - en zo ja welke - data in de rijen en kolommen moet worden getoond. Als de gebruiker rijen en kolommen zelf mag bepalen en configureren bij het starten van het rapport dan laat je deze informatie leeg in de rapportconfiguratie.

De rapportbeheerder kan er voor een rapportconfiguratie ook voor kiezen om dit hard voor de gebruikers van het rapport te bepalen.

Bij het definiëren van een vaste assenregel ontstaat automatisch de mogelijkheid voor het definiëren van een volgende assenregel. De volgende assenregel wordt dan gebruikt bij drillthrough. Let op dat dit enkel werkt wanneer de rapportconfiguratie in de lay-out is ingesteld op tabelvorm.

Met de '...' optie achter de bron voor de rij en de kolom kunnen geavanceerde opties worden geconfigureerd. Dit is een belangrijke optie om de uitvoer naar wens te configureren. Wordt er bijvoorbeeld gerapporteerd per medewerker dan kan via deze kolom worden aangegeven welke medewerkergegevens in de rij moeten worden weergegeven. Denk bijv. aan roepnaam, personeelsnummer of woonplaats van de medewerker. Alle data die direct en éénduidig aan een medewerker is gekoppeld kan hier worden gekozen. Met het tekstfilter achter de kolomnaam kan ingesteld welke waarden wel of juist moeten worden getoond.

Gebruik van het 'Uren- en omzetoverzicht' rapport

Zoals hierboven al aangegeven kan dit rapport zowel als algemeen rapport en als kaartrapport beschikbaar gesteld worden in rapportbeheer. Lees de uitleg over kaartrapporten goed om dit rapport uit te voeren over een (selectie van) kaarten.

Nadat een periodeselectie (en eventueel ook een gegevenskeuze) is gemaakt kan met deze knop het rapport gestart worden.

Exporteer alle uitvoer naar MS Excel. Wanneer drillthrough is gebruikt zal deze export alle tabbladen van het rapport als tabbladen exporteren naar MS Excel.

Deze helppagina oproepen.

Exporteer het huidige tabblad of paneel naar MS Excel.

Exporteer het huidige tabblad of paneel naar PDF. De export naar PDF werkt alleen bij beperkte totale kolombreedte.

Zowel voor de rij- als de kolomuitvoer kunnen met deze knop geavanceerde instellingen worden geconfigureerd om de rij- en kolomopmaak in stellen. Zo kan je filteren op actieve- of gearchiveerde rijen en kan je ook tekstfilters instellen op kolomnamen.

Was dit een antwoord op uw vraag?