Sjablonen

In het artikel E-mail, Proces en Documentsjablonen wordt uitgelegd waar je sjablonen aan kunt maken en dat deze locatiegebonden zijn. In het artikel dat je nu leest gaan wij specifiek dieper in op documentsjablonen. Of het nou gaat om een arbeidscontract, een offerte of een gebruikersverklaring voor een auto of telefoon, binnen LIFT kan je ze allemaal als sjabloon definiëren. Onderstaande voorbeeld gaat over een zojuist aangemaakt offertesjabloon op een aanvraag.

Het documentsjabloonbeheer

Sjablooneigenschappen

Als je een nieuw document genereert vanuit het sjabloon komt de documentcode voor het volgnummer. Samen vormt dit de naam van het Word document die je vanuit het sjabloon creëert. Dit kan dus OF00001 zijn, wat wil zeggen dat het zojuist gecreëerde document het eerste document vanuit dit sjabloon is.

Je kan eenvoudig door middel van een drag and drop functie een ondertekende offerte importeren op de kaart. Hiervoor moet je wel eerst in het sjabloon de mogelijkheid gecreëerd hebben om te importeren (1).

Elk sjabloon kan worden toegekend aan medewerkers die in een specifieke rol zitten. Zit je niet in deze rol dan kan je een dergelijk document niet genereren, maar bijvoorbeeld ook niet inzien, archiveren of verwijderen. Met deze rolrechten kan je dus elk documenttype op vier niveaus toekennen of afschermen. 

Bewerken (2)

Op basis van de locatie kunnen de beschikbare samenvoegvelden verschillen. Samenvoegvelden zijn velden die automatisch in het document gevuld worden als ze bekend zijn op de kaart waar je het document aanmaakt. Dit zou bijvoorbeeld een naam of de contactgegevens van een contactpersoon kunnen zijn.

Dit samenvoegveld plaats je in het Word document op de plek waar je het zou willen hebben. Uiteraard kan je meerdere samenvoegvelden in een document plaatsen en verder vul je het document met relevante tekst en bijvoorbeeld je eigen briefpapier.

Vrije samenvoegvelden

Wanneer je gewenste samenvoegveld niet bestaat kan je ook een vrij samenvoegveld toevoegen. Dit doe je door je veld te plaatsen tussen de volgende tekens: »Voorbeeld« . Wanneer je het document genereert zal LIFT vragen om deze velden ter plekke in te vullen.

Op een Windows computer kan je deze tekens oproepen door de volgende combinaties te gebruiken: alt+0171 en alt+0187.

Op een Mac kan je deze tekens oproepen door de volgende combinaties te gebruiken: Option+Shift+\ en Option+\

Sjabloon weer uploaden

Als je sjabloon klaar is kan je het uploaden in LIFT door het te laten vallen op de upload locatie (het naar beneden wijzende pijltje). Alle medewerkers die recht hebben op dit sjabloon kunnen het document nu genereren en vinden op de aanvraag.

 Wil je hier meer over weten?

Neem dan contact op via 015 270 09 99 of [email protected] of chat met ons!

Heb je het antwoord gevonden?