Binnen LIFT kunnen vele documenten gecreëerd en opgeslagen worden, denk dan bijvoorbeeld aan een:

Veel van deze documenten moeten door één of meerdere partijen ondertekend worden. Vroeger ging dit natuurlijk allemaal met pen en papier, maar tegenwoordig doen wij dit zoveel mogelijk digitaal. Door middel van de CM Sign integratie kan je binnen LIFT een document ter ondertekening aanbieden aan één of meerdere ondertekenaars. Super eenvoudig en het bespaart je een hoop tijd en papier. Maar misschien nog wel het belangrijkste, doordat het zo eenvoudig is zal men eerder die handtekening eronder te zetten.

Het voorbereiden van het document

Alle overeenkomsten kunnen vanuit zelf op te stellen sjablonen aangemaakt en ingericht worden. Hier zitten geen hoeveelheidsbeperkingen aan.

  • Wanneer alle ondertekenaars op dezelfde pagina een handtekening moeten plaatsen zal in het documentsjabloon het samenvoegveld «Ondertekenaarstabel» moeten worden geplaatst. Moet er op andere pagina's ook een paraaf geplaatst worden door alle ondertekenaars? Plaats dan het samenvoegveld «Paraaftabel» op de locaties waar je een paraaf zou willen hebben. Let op!: Met de velden «Ondertekenaarstabel» en «Paraaftabel» tekenen alle aangegeven ondertekenaars op elke pagina waar deze velden aanwezig zijn.

  • Het is ook mogelijk dat de ene ondertekenaar op pagina A moet ondertekenen, terwijl de andere ondertekenaar op pagina B moet ondertekenen. Deze specifieke velden worden dus toegekend aan een van de twee ondertekenaars. Het inrichten van een document met unieke locaties per ondertekenaar vergt meer werk, echter het geeft de documentbeheerder veel meer mogelijkheden om het document zelf op te maken en ondertekeningsvelden te combineren met gegevens uit de kaart.

Voor "ondertekenaar 1" en/of "ondertekenaar 2" zijnde volgende samenvoegvelden beschikbaar:

  • Datum

  • Handtekening

  • Paraaf

  • Vrije bevestiging 1

  • Vrije bevestiging 2

  • Vrije tekst 1

  • Vrije tekst 2

Dit kan nuttig zijn bij documenten waar bepaalde gegevens aangevuld moeten worden tijdens het ondertekenen. Denk dan bijvoorbeeld aan persoonlijke gegevens voor het arbeidscontract. In dit geval kunnen wij de twee ondertekenaars aan specifieke locaties toewijzen.

Let op!: Binnen één document is het niet mogelijk om de «Ondertekenaarstabel» en/of «Paraaftabel» te combineren met de unieke velden voor "ondertekenaar 1" en/of "ondertekenaar 2". Het is dus enkel de tabellen, of enkel de unieke velden per ondertekenaar.

Briefpapier

Indien jouw organisatie standaard briefpapier gebruikt voor de op te stellen documenten dan hoef je niet bij elk document het briefpapier erin te hangen. In de systeeminstellingen kan je namelijk een standaard uploaden welke dan in elk document wordt ingevoegd.

Let op!: Het is mogelijk om briefpapier met 1, 2 of 3 pagina's te uploaden. De uitleg hiervan staat in de tooltip in de systeeminstellingen.


Het starten van het digitaal ondertekenen

Wanneer je het document ter ondertekening aan wilt bieden kan dit eenvoudig door te klikken op het hondenpootje.

Daardoor open je het volgende dialoog, waar je de eigenaar van het document bepaald en de ondertekenaars kunt aangeven. Bij de ondertekenaars kan je ook een ronde aangeven, daarmee kan je bepalen of er een volgorde voor de ondertekening is. Het zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat de werkgever eerst dient te ondertekenen en daarna de werknemer. Eventueel kan je nog bijlagen toevoegen ter parafering. 

Wanneer iemand het document eerst moet controleren voordat het verstuurd mag worden, zal je deze persoon in de controleronde moeten plaatsen. Deze persoon of afdeling wordt dus niet betrokken bij het daadwerkelijk ondertekenen van het document, maar geeft wel eerst akkoord, voordat het verstuurd wordt.

Bewaking van het te ondertekenen document

CM Sign stuurt een geautomatiseerde e-mail met de te ondertekenen documenten naar de ondertekenaars. Binnen LIFT zie je per ondertekenaar of deze persoon het document al ondertekend heeft en als iedereen het document daadwerkelijk ondertekend heeft krijgt iedereen van CM Sign het ondertekende document weer in de e-mail aangeboden. Binnen LIFT zullen wij het ondertekende document en het Audit report opslaan. 

Overzicht van verzonden documenten

Binnen LIFT bieden wij een rapport aan waar je alle verzonden documenten ziet en de status die dit document heeft. Dit rapport kan je eenvoudig aanmaken in de monitoring en met rechten toekennen aan de specifieke rollen en daarmee de gebruikers die deze rapportage in zouden mogen zien.

Heb je nog vragen over de CM sign integratie?

Neem dan contact op via 015 270 09 99 of [email protected] of chat met ons!

Heb je het antwoord gevonden?