In LIFT kan je als organisatie gemakkelijk documenten aan kaarten koppelen. In documentbeheer kan een documentbeheerder standaarddocumentsjablonen definiëren. Dit kunnen ook arbeidsovereenkomsten, lease overeenkomsten, offertes, opdrachtbevestigingen of algemene voorwaarden zijn; documenttypen die ondertekend moeten worden.

Met de CM Sign koppeling kunnen documenten ter ondertekening aangeboden worden aan één of meerdere ondertekenaars. Het proces is digitaal en laagdrempelig waardoor het ondertekeningsproces sneller kan verlopen. In licentiesleutelbeheer kunnen de CM Sign module en ondertekeningsbundels worden aangevraagd.

In dit artikel wordt er vanuit gegaan dat de gebruiker bekend is met het maken en beheren van documentsjablonen in LIFT. Eventueel kan het supportartikel m.b.t. documentbeheer worden nageslagen. Neem eventueel contact op met uw LIFT consultant voor een training/instructie m.b.t. het beheren van documenten binnen LIFT.

Ga snel naar:

Nadat in licentiesleutelbeheer de CM Sign module is aangevraagd en de activering via e-mail door LIFT bevestigd is heeft LIFT een verschillende documentondertekeninginstellingen in de systeeminstellingen.

Ga hiervoor naar:

Hier kan o.a. worden aangegeven of al dan niet gebruik moet worden gemaakt van de sandbox omgeving.

In de sandbox omgeving werkt het ondertekeningsproces hetzelfde als in de live omgeving. Sandbox ondertekeningen gaan niet af van je ondertekeningsbundel. Verzonden (test) e-mail heeft begint het onderwerp met de tekst [SANDBOX] en ook de inhoud van de e-mail bevat een sandbox label. Ondertekende documenten worden voorzien van een 'Sandbox' watermerk en zijn niet rechtsgeldig.

Bij geactiveerde CM Sign module beschikt de sjabloonbeheerder in documentsjabloonbeheer over een extra categorie samenvoegvelden: 'Documentondertekening'. Openklappen van deze samenvoegveldencategorie opent alle extra beschikbare samenvoegvelden die gebruikt kunnen worden binnen het ondertekeningsproces.

Het advies is om de samenvoegvelden van ondertekenaars los te gebruiken zodat je meer controle hebt over de uitlijning van het document. Gebruik van de ondertekenaarstabel is statisch en daardoor sterk beperkt.

Als de organisatie gebruik maakt van standaard briefpapier achter ieder te ondertekenen document dan kan dit briefpapier (in PDF formaat) ingesteld worden in de documentondertekeningsinstellingen van de systeeminstellingen. Zie hiervoor de instelling 'Standaardbriefpapier' en gebruik de '...' knop achter deze opzoeklijst om het briefpapier in te stellen.

Wanneer in LIFT een document is aangemaakt en LIFT deze herkent als een te ondertekenen document geeft LIFT rechtsboven het voorbeeld / preview van het document een extra optie:

Hierna start LIFT het ondertekeningsproces. In het ondertekeningsproces kunnen de document eigenaren en ondertekenaars worden toegewezen. Daarnaast kan worden ingesteld hoeveel ondertekeningsrondes er zijn en kan een controle ronde worden toegevoegd.

Met de '...' knop in 'Eigenaren' kunnen de documenteigenaren worden toegekend uit:

De eigenaar is degene die gedurende het ondertekeningsproces alle updates krijgt over de status van het ondertekeningsproces. De eigenaar is ook degene vanuit wiens naam het te ondertekenen document via e-mail verstuurd wordt.

LET OP de e-mail met het ondertekeningslink wordt verstuurd vanuit een no-reply e-mailadres vanuit CM Sign.

Met de '...' knop in 'Ondertekenaars' kunnen de documentondertekenaars worden toegekend uit:

In het ondertekenaarsoverzicht kunnen ook handmatig ondertekenaars worden toegevoegd en toegewezen aan een specifieke ondertekeningsronde.

Ondertekeningsrondes kunnen gebruikt worden om de volgorde van ondertekening te bepalen. Zo kan eerst een document worden ondertekend door de werkgever en pas wanneer de werkgever getekend heeft de werknemer kan ondertekenen.

Wanneer iemand het document eerst moet controleren voordat het verstuurd mag worden, zal deze persoon aan de controleronde moeten worden gekoppeld. Deze persoon wordt niet betrokken bij het daadwerkelijk ondertekenen van het document, maar geeft wel eerst akkoord, voordat het ondertekeningsproces vervolgd kan worden. De controle ronde gaat dus ook altijd voor andere rondes. De controle ronde gaat naar een controleur die ingesteld is bij de ondertekenaars.

CM Sign stuurt een geautomatiseerde e-mail met de te ondertekenen documenten naar de ondertekenaars. Binnen LIFT zie je per ondertekenaar of deze persoon het document al ondertekend heeft en als iedereen het document daadwerkelijk ondertekend heeft krijgt iedereen van CM Sign het ondertekende document weer in de e-mail aangeboden. Binnen LIFT wordt bij het ondertekende document het audit report opgeslagen,

Voor een LIFT document waarop het ondertekeningsproces gestart is kan via onderstaande optie boven het voorbeeld van het document de ondertekeningstatus bekeken worden:

Als een document ondertekend is kan via de ondertekeningstatus ook het audit report bekeken worden.

Als een ondertekenaar een document nog niet ondertekend heeft, is het mogelijk om de ondertekenaar een herinnering te sturen. Hiervoor hoeft het te ondertekenen document niet opnieuw verstuurd te worden, maar kan dit eenvoudig vanuit het ondertekeningstatusoverzicht.

Voor een LIFT document waarop het ondertekeningsproces gestart is kan via onderstaande optie boven het voorbeeld van het document de ondertekeningstatus bekeken worden:

Het algemene rapport 'Documentondertekeningsoverzicht' geeft binnen een aangegeven peilperiode aan wat de status is van een document welke herkend wordt als te ondertekenen document.

Dit rapport kan via rapportbeheer toegevoegd worden. In de rapportconfiguratie kan worden aangegeven of dit statusoverzicht ook naar MS Excel geëxporteerd mag worden.