Budget en Planningsgroep (BPG)

Bij een persoonsproject kunnen wij medewerkers, activiteitsgroepen of BPG's voordragen en op deze voordracht kan je eenvoudig een budget toekennen. Vanuit de BPG en een persoonsvoordracht kan je ook plannen op specifieke medewerkers, waar dit bij een activiteitsgroep niet kan.

  • Bij een persoonsvoordracht weten wij vooraf wie het project gaat uitvoeren en kunnen wij een budget toekennen aan deze medewerker. Op dit project kan je dan een "x" aantal uur per week ingepland worden. Denk bijvoorbeeld aan een projectleider op een specifiek project, of een interimmer die langdurig bij de klant zit.

  • Bij een activiteitsgroep is meer vrijheid dan bij de persoonsvoordracht. Wij kunnen namelijk vaste activiteitsgroepen creëren en alle medewerkers in deze groep kunnen in principe uren schrijven op alle projecten waar deze activiteitsgroep op voorgedragen is. Bij dit type project weten wij vooraf niet wie het project gaat uitvoeren en dat is voor dit type project ook minder belangrijk. Denk bijvoorbeeld aan een ict-dienstverlener waar een project het systeembeheer bij een klant is. Dit zijn vaak langlopende contracten waar je niet weet wanneer er een vraag vanuit de eindklant komt, dus weet je vooraf ook niet wie er beschikbaar is. Om deze reden is het ook niet logisch om een individuele medewerker in te plannen, maar misschien wel een aantal uur op het geheel in te plannen.

  • De BPG zit een beetje tussen een persoonsvoordracht en een activiteitsgroep in. Hier is het namelijk wel van belang welke medewerker het werk uitvoert, echter weten wij nog niet wanneer het project daadwerkelijk uitgevoerd dient te worden. Om deze reden weten wij nog niet wie er op dat moment beschikbaar is en welke medewerker het project zou moeten uitvoeren. Hier spreken wij dus van een vooraf vastgesteld budget(ten) die wij later onderverdelen aan één of meerdere medewerkers, welke vanuit hier ook ingepland kunnen worden. Het grote voordeel hiervan is dat je als projectverantwoordelijke meer controle houdt over je project en de daarbij behorende budgetten dan bij een activiteitsgroep.

Inrichten van een project met een BPG

Wanneer je een project aanmaakt op een klantrelatie kies je voor een persoonsproject en richt je de basis in. Let op! Een project met een Budget en Planningsgroep mag ook op nacalculatie zijn.

In dit voorbeeld is er één persoonsvoordracht en zijn er drie BPG's voorgedragen, namelijk fase 1, 2 en 3.

  1. Voeg een nieuwe BPG toe

  2. Voeg een budget- en planningsgroepsjabloon toe. Stel dat je vaker een project op deze manier inricht en standaard type budgetten hebt kan dit wat snelheid opleveren

Op het project zien wij deze voordrachten ook terug, waar opvalt dat de 3 fasen nog geen looptijd hebben gekregen, terwijl de persoonsvoordracht dit wel heeft gekregen. Dat komt omdat de budgetten op het project ingericht moeten worden en er een medewerker voorgedragen en ingepland dient te worden op dit budget.

Klik op het hoofdtab "planning" waar je zult zien dat de persoonsvoordracht en de fasen aanwezig zijn. Klik op het tandwiel om een medewerker voor te dragen en ken een "x" aantal uur per week toe voor de planning.

In onderstaande voorbeeld hebben wij Otto voorgedragen en is gekozen om daarna het saldo te verdelen over de resterende weken.

Bij de "met" zijn vier opties te kiezen om de medewerker in te plannen:

  • een handmatige planning over de resterende weken. Hier plan je de medewerker voor een "X" aantal uur per week in voor de resterende weken van de looptijd van het project. Let op!: dit is een handmatige planning en daarom houdt LIFT geen rekening met het bestaande budget.

  • het saldo verdeeld over de resterende weken. Hier wordt het resterende saldo (budget-bestede uren-geplande uren) verdeeld over de resterende weken binnen de looptijd van het project. Hier wordt dus wel rekening gehouden met het bestaande budget.

  • een planning van 0 over de resterende weken. Hier wordt de medewerker geactiveerd op het project voor de resterende weken binnen de looptijd van het project. Er wordt 0 uur gepland en daarmee is de medewerker vrij in te plannen

  • een te verdelen budget van ? over de resterende weken. Hier wordt de medewerker over de resterende weken binnen de looptijd van het project voor "?" uur ingepland. Dit is een vrij te bepalen budget die LIFT voor je uitsplitst over de resterende weken. Let op!: Hier wordt geen rekening gehouden met het resterende saldo.

Wanneer je daadwerkelijk gaat plannen zal je ook zien dat het "eindsaldo" automatisch wordt aangepast.

Wil je hier meer over weten?

Neem dan contact op via 015 270 09 99 of [email protected] of chat met ons!

Heb je het antwoord gevonden?