Snel naar:

Wanneer gebruik je een Budget- en planninggroep (BPG)

Een budget- en planningsgroep (BPG) gebruik je op aanvragen en projecten waarbij de budgetten bij het begin bekend zijn en waar later vanuit planning perspectief medewerkers op projecten worden toegevoegd. Een projectverantwoordelijke heeft op die manier meer controle over de uitvoering van het project en bijbehorende budgetten.

Een BPG voordracht kan worden aangemaakt op het 'Voordrachten' hoofdtabblad van een persoonsproject.

Andere typen voordrachten op een persoonsproject zijn persoonsvoordrachten en activiteitgroepvoordrachten.

Definiëren van een BPG

Het definiëren van een budget- en planninggroep kan alleen op persoonsaanvragen en persoonsprojecten.

Ga hiervoor naar het 'Voordrachten' hoofdtabblad van de aanvraag- of projectkaart. In het overzicht 'Budget- en planninggroep' zijn onderstaande opties beschikbaar:

	Voeg een nieuwe BPG toe.
	Selecteer of beheer standaard budget- en planninggoepen. Het beheren van standaard budget- en planninggroepen gebeurt via opzoeklijstbeheer.

Voor een BPG is de BPG naam verplicht en kan een standaard uurtarief, kostprijs en standaard functie (die instelbaar ook standaard kan worden overgenomen) worden opgegeven.

Budget toekennen aan de BPG

Op het 'Budget' hoofdtabblad van de aanvraag- of projectkaart kunnen budgetten worden toegekend. Voorwaarde hierbij is wel dat op de aanvraag of project uurtypen zijn gedefinieerd en dat minimaal één uurtype is gekoppeld aan de BPG waaraan een budget toegekend moet worden.

In het 'Budgetbewaking' overzicht op dit tabblad heb je de volgende te kiezen inzichten:

	Exporteer het overzicht naar MS Excel.
	Insteek voor Budgetinvoer.
	Budgetbewakingoverzicht. Dit overzicht toont per BPG en per activiteit/uurtype het budget, hoeveel uur er reeds geschreven is en wat de ruimte nog is.
	Financieel overzicht. Dit overzicht toont per BPG en per activiteit/uurtype het budget, hoeveel reeds besteed is en hoeveel ruimte er nog is.
	Instellingen voor het overzicht. Zo kan hier gekozen worden voor een groepering op persoon- of activiteitennivo en kunnen diverse opties gekozen worden voor informatie die in het overzicht getoond moet worden.

Kies hier Budgetinvoer (in bovenstaande tabel in het geel zichtbaar). Per gekoppeld uurtype, wat in deze context ook gezien kan worden als te budgeteren activiteit, kan een uurbudget worden opgegeven. Het uurbudget gecombineerd met het uurtarief en kostprijs geeft een omzet- en kostenplanning.

Activeren van voordrachten op een BPG

Activeren van voordrachten op een BPG gebeurt op het 'Planning' hoofdtabblad van de aanvraag- of projectkaart.

In het planningoverzicht zie je de, op deze aanvraag of project, gedefinieerde budget- en planninggroepen.

Klik op het BPG icoon van de gewenste BPG en selecteer hier de optie 'Voeg een voordracht toe'. Hierna kan je in de dialoog een medewerker selecteren.

Hierna kan (een deel van) het aan de aanvraag of het project toegekende budget toegekend worden aan de voordracht. Voor de verdeling kiest de projectbeheerder uit de volgende opties:

een handmatige planning over de resterende weken. Hier plan je de medewerker voor een "X" aantal uur per week in voor de resterende weken van de looptijd van het project. Let op!: dit is een handmatige planning en daarom houdt LIFT geen rekening met het bestaande budget.
het saldo verdeeld over de resterende weken. Hier wordt het resterende saldo (budget-bestede uren-geplande uren) verdeeld over de resterende weken binnen de looptijd van het project. Hier wordt dus wel rekening gehouden met het bestaande budget.
een planning van 0 over de resterende weken. Hier wordt de medewerker geactiveerd op het project voor de resterende weken binnen de looptijd van het project. Er wordt 0 uur gepland en daarmee is de medewerker vrij in te plannen
een te verdelen budget van ? over de resterende weken. Hier wordt de medewerker over de resterende weken binnen de looptijd van het project voor "?" uur ingepland. Dit is een vrij te bepalen budget die LIFT voor je uitsplitst over de resterende weken. Let op!: Hier wordt geen rekening gehouden met het resterende saldo.

Wanneer je daadwerkelijk gaat plannen zal het "eindsaldo" automatisch wordt aangepast in het financiële overzicht.