Hoe kan jouw bedrijf zich voorbereiden op de onboarding?

Om de start zo efficiënt mogelijk te laten verlopen vragen wij jou om onderstaande gegevens te verzamelen. Deze gegevens ontvangen wij graag een week voor de eerste afspraak met de consultant. Tijdens de eerste implementatiesessie zullen deze gegevens gezamenlijk besproken worden. Eventuele vragen kunnen uiteraard altijd vooraf gesteld worden. 


Zaken om voor te bereiden

Het is van belang dat er voor de onderstaande rollen specifieke medewerkers worden aangewezen. Het is mogelijk dat dezelfde medewerker toegewezen wordt aan meerdere rollen. Als voortrekker en contactpersoon binnen jullie organisatie zal er een interne projectleider benoemd moeten worden. Deze medewerker is het eerste aanspreekpunt tijdens de onboarding. Daarnaast zal er na de onboarding een applicatiebeheerder aangewezen moeten worden. Deze medewerker zal na de onboarding het eerste aanspreekpunt zijn. Als laatste willen wij graag weten wie binnen de volgende processen de expert/beslisser is: Projecten, Urenregistratie, HRM, CRM, Administratie/Facturatie, Rapportages, Autorisaties.   


Rollen

Binnen LIFT werken wij met rollen, dat wil zeggen dat je medewerkers (of groepen medewerkers) aan een of meerdere rollen kunt toekennen. Daarmee bepaal je eenvoudig welke rechten, rapportages en documenten deze medewerker(s) in het systeem toebedeeld krijgen. Voor een vlotte inrichting is het belangrijk om de verschillende rollen/functies binnen jullie bedrijf duidelijk te omschrijven. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: directie, accountmanager, HR medewerker, urenschrijver, etc. Probeer goed te omschrijven wat deze medewerker binnen zijn rol/functie zoal doet en welke functionaliteit ze binnen de software nodig hebben. Op basis hiervan kan de consultant een voorstel maken voor de rechtenstructuur binnen LIFT. Lees hier meer over hoe de rollen en rechten ingericht worden.

Sjablonen

Voor de facturatie, het opstellen van offertes en eventuele andere “standaard” documenten of e-mails kan je binnen LIFT sjablonen inrichten. Daarom is het van belang dat je tijdens de eerste implementatiesessie de volgende documenten verzameld hebt: factuursjabloon (word/pdf), offertesjabloon (word), briefpapier (originele pdf, dus niet gescand), logo (png/jpeg) en een standaard e-mailtekst voor de facturatie.  Daarnaast heb je eventueel nog andere document- of e-mailsjablonen. Zorg dat je ze verzameld hebt, zodat deze besproken kunnen worden.
Lees hier meer over hoe je e-mail-, proces- en documentsjablonen kunt inrichten.

Rapportagewensen

Op welke variabelen en/of rapportages stuurt jouw bedrijf? Denk hier bijvoorbeeld aan omzetrapportages, declarabiliteit van medewerkers en marges op klanten/projecten medewerkers. Het is belangrijk om goed na te denken welke managementinformatie en rapportages je van LIFT verwacht. Dit is namelijk van invloed op de inrichting van jullie omgeving. Zou je kunnen beschrijven welke managementinformatie en rapportages je wenst?

SPF Record toevoegen

Wanneer je vanuit LIFT e-mail verstuurt is het belangrijk om bij je domein-beheer aan te geven dat onze Lift SMTP mailserver geautoriseerd is om e-mail uit naam van jullie organisatie te versturen. Dit gebeurt middels een zogenaamd SPF record. SPF staat voor Sender Policy Framework en is een protocol waarmee vastgesteld wordt of de verzender van een mailserver wel gemachtigd is om een bericht te verzenden. Het voornaamste doel van een SPF record is om SPAM te voorkomen.

Bij controle van jullie domein zal blijken dat spf.liftsoftware.nl nog niet is toegevoegd. Dit betekent dat verzonden e-mail mogelijk wordt geweigerd, of door de ontvangende partij als SPAM gemarkeerd zal worden. De beslissing wordt daarbij gemaakt op basis van het SPF record binnen jullie domein. Dit SPF record moet daarbij een verwijzing hebben naar  spf.liftsoftware.nl.

Voor de domeinbeheerder is dit SPF record eenvoudig toe te voegen.

Of spf.liftsoftware.nl is toegevoegd als SPF record is eenvoudig te controleren via de tool: MX Toolbox

Hier zou een regel moeten staan als

Importeren van huidige data

Als onderdeel van de onboarding bieden wij de mogelijkheid om een conversie van bestaande data te verzorgen. Dit wil zeggen dat wij klantrelaties, contactpersonen en medewerkers kunnen importeren. Dit gebeurt altijd op nacalculatie, omdat wij hier vooraf geen reële en objectieve schatting van tijdsbesteding voor kunnen geven.

Indien LIFT een dataconversie zal verzorgen, is het van belang om na te denken welke data geïmporteerd moet worden. Zijn dit de klantrelaties, contactpersonen, medewerkers? Welke gegevens (velden) zijn belangrijk voor jouw bedrijf? Misschien wil je de huidige data opschonen en daarom alleen de belangrijke velden importeren?Zoals je ziet is dit een onderwerp die je uitstekend met de consultant kan bespreken. Wij zullen namelijk altijd meedenken binnen de wensen van de klant. 

De data dient als platte data/kolommen in een Excel sheet aangeleverd te worden. Daarbij plaats je alle klantinformatie op een blad, alle contactpersonen op een tweede blad en alle medewerkers op een derde blad. Zie het onderstaande voorbeeld hoe een dergelijk bestand eruit zou kunnen zien.

Indien je de data uit je huidige systeem haalt is het van belang dat je een volledige export draait, waarbij alle data in een eigen veld komt. Denk bijvoorbeeld aan een tussenvoegsel(s) van een achternaam, idealiter heeft het tussenvoegsel een losstaand veld van de achternaam. 

Om een import te kunnen verzorgen zijn binnen LIFT een aantal velden verplicht. In onderstaande tabel staat weergegeven welke data minimaal vereist is om een import te draaien. Uiteraard kunnen meer velden geïmporteerd worden.

Ervaar je problemen met het exporteren van de data uit het huidige systeem, of ervaar je moeite met het samenstellen van een Excel sheet van de huidige data? Neem dan contact op met de consultant, wij kunnen hier altijd van advies voorzien.

E-mails importeren

Voor het importeren is het van belang dat er bij de kaart waar je de e-mail wilt opslaan een e-mailsjabloon is aangemaakt. Bij dit sjabloon moet de optie om te importeren aangevinkt zijn en moet het e-mailsjabloontype aan een van de rollen van de gebruiker zijn toegekend. De e-mails kunnen eenvoudig middels een drag and drop worden geïmporteerd. Het is mogelijk om direct vanuit Outlook naar LIFT te slepen indien hiervoor een hulptoepassing is geïnstalleerd.

Een hulptoepassing die een aantal van onze klanten gebruikt is Outlook File Drag. Voor meer informatie hierover kijk je hier.

Let op: deze hulptoepassing is van een externe partij en wordt dus niet door ons onderhouden.


Boekhoudsysteem koppelen

LIFT software biedt de mogelijkheid om jouw omgeving aan je boekhoudsysteem te koppelen. Wij raden aan om de inloggegevens van je boekhoudsysteem paraat te hebben tijdens de implementatie. Uiteraard is het niet de bedoeling dat je deze gegevens per e-mail deelt! Naast de inloggegevens is het verstandig om alvast een lijst met de grootboekrekeningnummers paraat te hebben. Deze zullen namelijk ook in LIFT bekend moeten zijn. Lees hier meer over de boekhoudkoppelingen.


Startdatum bepalen

Het is wat ons betreft goed om de verwachtingen over de implementatie en live-gang te bespreken. Daarom spreken wij graag een startdatum voor de onboarding en een live gang van de software af. Op basis van deze data zal de consultant een voorstel maken om de live-gang te kunnen realiseren.

Support

Op het moment dat je tegen problemen aanloopt binnen de voorbereiding of de onboarding kan je altijd contact opnemen met je consultant. 

Naast de consultant hebben wij een supportafdeling die tijdens kantooruren op 015 270 09 99 of [email protected] te bereiken is. Na de live-gang is de support het eerste aanspreekpunt voor de applicatiebeheerder

Naast LIFT Software werken wij met TOPdesk om eventuele incidenten te managen. Dit wil zeggen dat als je een incident ervaart je dit hier kunt aanmelden. De consultant zal je tijdens de implementatiefase van inloggegevens voorzien.

 
Heb je vragen over de voorbereiding?

Neem dan contact op via 015 270 09 99 of [email protected] of chat met ons!

Heb je het antwoord gevonden?