Automatische uren indienherinneringen

Het rapport 'Automatische uren indienherinneringen' is een rapport om medewerkers automatisch via e-mail te herinneren aan het indienen van hun uren. Het rapport voor versturen van reminders is beschikbaar als algemeen rapport onder de module 'Medewerkers' en 'Urenregistratie'.

Je kan meerdere rapportconfiguraties van dit rapport inzetten om een eerste, tweede of bijvoorbeeld zelfs derde herinnering te versturen. In ieder van deze rapportconfiguraties kan een ander e-mailsjabloon gekoppeld worden om een andere herinneringsstijl te gebruiken.

Rapportinstellingen

In het Opties tabblad zijn verschillende opties om de rapportconfiguratie aan te passen:

Controlemoment
Indienherinneringsinstellingen
Peilperiode
Toepassing
Ontvangersoverzicht
Rapport starten

Controlemoment

Met het controlemoment kan worden aangeven op welke dag of dagen en rond welke tijd het rapport de indiendatum van medewerkers moet controleren. Bij toepassing kan worden aangegeven voor welke medewerkers de indiendatumcontrole moet worden uitgevoerd. Er kan gekozen worden voor een week- of maandschema.

Indienherinneringsinstellingen

Deze instellingen hebben betrekking op de te verzenden e-mail.

Te gebruiken e-mailsjabloon	Hier dient het e-mailsjabloon gekoppeld te worden aan het rapport. Als er nog geen e-mailsjablonen gedefinieerd zijn dan kan met de '...' knop achter de opzoeklijst een nieuw e-mailsjabloon gedefinieerd worden.
Verantwoordelijke gebruiker	Omdat het proces automatisch loopt dient een gebruiker te worden gekoppeld. Van deze gebruiker kunnen dan, als dit in het e-mailsjabloon is aangegeven, samenvoegvelden gebruikt worden. Als de herinneringse-mail wordt opgeslagen worden ze opgeslagen als verzonden door de aangegeven verantwoordelijke gebruiker.
Afzender adresregel	Voer hier de afzender-adresregel in. Dit kan in het volgende formaat: "Nette naam"<e-mailadres>. Bijvoorbeeld "Adminstratie MyCompany"<[email protected]>
Notificatie van uitvoer mailen naar	Voer hier het e-mailadres in . Dit kan in het volgende formaat: "Nette naam"<e-mailadres>. Bijvoorbeeld "Adminstratie MyCompany"<[email protected]>. De notificatiemail zal aangeven welke medewerkers een notificatie hebben ontvangen en daarin ook hun huidige indiendatum vermelden.

Peilperiode

De peilperiode is de periode waarop de automatische urenindienreminder de controle op ingediende uren uitvoert. Kies je bijvoorbeeld 'Vorige week', dan gaat het rapport controleren of vorige week volledig is ingediend. Medewerkers die vorige week niet volledig ingediend hebben worden dan getoond in het ontvangersoverzicht.

Door meerdere rapportconfiguraties te maken met verschillende peilperiodes en/of controlemomenten kunnen naast de standaard herinneringse-mail ook volgende / extra herinneringen worden verzonden.

Toepassing

Voor werknemers en inhuurkrachten kunnen verschillende filters worden ingesteld.

... de voordrachten niet volledig ingediend zijn in de peilperiode

Als deze optie is uitgeschakeld zal LIFT ook een herinnering verzenden wanneer de medewerker geen actieve voordrachten op projecten heeft.

Als deze optie is geactiveerd dan controleert LIFT de voordrachten. Heeft een medewerker geen voordrachten dan zal de medewerker geen e-mailherinnering ontvangen.

... voor de niet ingediende periode een werknemercontract bestaat

Deze optie is alleen beschikbaar voor werknemers. Als deze optie is uitgeschakeld kan voor werknemers geen controle gedaan worden op vestiging, contracttype of functie.

... de medewerker hoort bij vestiging:

Hierbij kan de controle gelden voor één of meerdere vestigingen of kan de aan de medewerker gekoppelde vestiging genegeerd worden.

Ontvangersoverzicht

In het ontvangersoverzicht worden de medewerkers getoond die met de huidig opgeslagen rapportinstelllingen een e-mailreminder zouden ontvangen.

Rapport 'Automatische uren indienherinneringen' starten

Na configuratie van het rapport moet het rapport gestart worden om te zorgen dat de e-mailherinneringen daardwerkelijk worden verzonden.

Om het rapport te starten:

	Startpagina in de snelkoppelingenbalk. De snelkoppelingenbalk is de strook met mogelijk te starten functies aan de linkerkant van het LIFT scherm. Ga naar dit scherm om naar 'Acties...' te gaan.
	Met het acties-veld op de startpagina kunnen snel acties gestart worden. Typ hier 'automatische' en kies de optie 'Algemeen rapport - Automatische uren indienherinneringen' om het rapport te openen.
Start	Klik op Start om het rapport te starten. In het scherm zal in het veld 'Volgende controle' de eerstvolgende controledatum worden getoond. Tussen haakjes wordt de periode weergegeven die gecontroleerd gaat worden).