Uren schrijven en de indiendatum en akkoorddatum
Binnen organisaties die LIFT gebruiken is het essentieel dat medewerkers hun uren schrijven. Urenschrijvers vullen periodiek, het liefst dagelijks of per week, hun uren in via hun persoonlijke medewerkerportaal. Na invullen van de uren dienen medewerkers tot een bepaalde datum hun uren in ten teken dat de medewerker klaar is het het invullen van zijn/haar urenstaat; de indiendatum.
Na het indienen van de uren kan de medewerker de geschreven uren voor de indiendatum niet meer wijzigen. |
Afhankelijk van de LIFT systeemconfiguratie kan een organisatie er voor kiezen om na indienen van de uren door de medewerker nog een urenaccorderingstap op de uren te doen. Deze accordering gebeurt dan door een urenmanager, projectleider of een medewerker van de back-office. Pas na urenaccordering t/m een specifieke datum zullen de uren dan verwerkt kunnen worden voor facturatie; de akkoorddatum.
De urenbewakingswidget is, met de uitgebreide opties, zeer geschikt voor het bewaken van het indien- en/of accorderingsproces van het uren schrijven binnen LIFT.
ĆĆ©n instantie van de niet ingediende urenwidget kan de indiendatum _of_ de akkoorddatum van uren van medewerkers bewaken. |
De widgetinstellingen
Het gedrag van de widget geschiedt op basis van de instellingen:
Opties:
Titel | 'Titel' geeft de te tonen titel van de widget weer. |
Minimaal zichtbare medewerkers | 'Minimaal zichtbare medewerkers' geeft het minimaal te tonen regels weer. Hierbij is nul de standaardwaarde. Hierbij probeert de widget alle resultaten weer te geven. De minimale instellen helpt voor een meer consistente pagina lay-out. |
Bewaking op basis van:
Te bewaken datum | In de 'Te bewaken datum' moet gekozen worden tussen indiendatum en akkoorddatum. |
Peildatum | De 'Peildatum' bepaalt tegen welke datum de te bewaken datum moet worden vergeleken. Bij het instellen van de peildatum is raadzaam om dit zoveel mogelijk aan te sluiten bij de minimale factuurperiode. Worden projecten wekelijks gefactureerd dan is 'Eind vorige week' een geadviseerde instelling. Worden projecten maandelijks gefactureerd dan kan een 'Eind vorige maand' instelling een keuze zijn. |
Werknemerselectie & inhuurkrachtselectie:
In deze groepen die gesplitst zijn tussen werknemers en inhuurkrachten kan worden aangegeven of op deze groep gecontroleerd moet worden en zo ja op welk niveau. Daarnaast zijn er uitgebreide filteropties. Klik op de filteroptie in de regel om de instelling aan te passen. Zo kan je de widget bijv. configureren om alleen die medewerkers te tonen waarvan jij de urenmanager bent.
Te tonen kolommen & volledig ingediend opties:
Vink hier aan welke kolommen je wilt zien in de widget. Daarnaast kan worden aangegeven dat je ook volledig ingediende/geaccordeerde medewerkers in het overzicht wilt zien. Eventueel kunnen medewerkers op fixed price projecten genegeerd worden.
Acties:
Hier kan aan de widget een e-mailsjabloon worden gekoppeld (en met de '...' knop geconfigureerd worden). Het hier ingegeven sjabloon zal dan gebruikt worden bij een handmatige e-mailherinnering vanuit de widget. LIFT heeft in de categorie/module 'Urenregistratie' ook het algemene rapport 'Automatische uren indienherinneringen'. De configuratie van dit rapport gaat vanuit rapportbeheer.
Gebruik van de widget
In de widget-titel wordt (standaard) aangegeven of de widget de controle doet op indien- of akkoorddatum, welke peildatum de widget gebruikt en hoeveel medewerkers getoond worden. Medewerkerregels kunnen in drie kleuren worden weergegeven:
Rood: medewerker heeft niet ingediend of is niet geaccordeerd t/m de peildatum
Zwart: medewerker heeft niet ingediend of is niet geaccordeerd t/m de peildatum, maar de regel heeft een eigen bewaakt-datum
Groen: medewerker heeft ingediend of is geaccordeerd t/m de peildatum. Deze regels zijn enkel zichtbaar wanneer in de widgetconfiguratie is aangegeven dat je medewerkers die compleet zijn ook moeten worden weergegeven
De widget heeft de volgende mogelijkheden:
 | De 'i' in de titel kan gebruikt worden om een andere peildatum in te stellen of de widget handmatig te verversen (met de knop onder de kalender). |
 | Met deze optie kan voor geselecteerde medewerkers:
|
| De 'i' in de regel geeft aan dat er notitie bij deze medewerker is gemaakt of een handmatige e-mailherinnering is verstuurd. Klik op de 'i' om voor meer informatie. |
 | Via deze knop kan een notitie en handmatige bewaakt datum worden ingevoerd. Bijvoorbeeld wanneer iemand ziek is maar verwacht begin volgende week zijn/haar uren weer te kunnen indienen. |
 | Start het gekoppelde en geconfigureerde urenbrief rapport. |
 | Open de urenkaart van de huidig geselecteeerde medewerkers. |