Overzicht van onderwerpen
De factuurstatus van je projecten in één overzicht
Een overzicht van de factuurstatus van projecten is te vinden middels het factuuroverzicht:
 | Factuuropties in de snelkoppelingenbalk. De snelkoppelingbalk is de strook met mogelijk te starten functies aan de linkerkant van het LIFT scherm. Kies hier 'Factuuroverzicht'. |
Voordat nu het factuuroverzicht wordt weergegeven kan de gebruiker, afhankelijk van ingestelde rechten en systeemconfiguratie, nog het bedrijf kiezen en de gewenste peildatum ingeven. Standaard staat de datum op vandaag.
Daarnaast zijn er nog diverse filters over dit overzicht te kiezen. Via de '...' knop rechts in de kop van de getoonde filters kan een gebruiker zelf kiezen welke filters snel te gebruiken zijn en in welke volgorde de filteropties getoond moeten worden. Hieronder zijn dat behandelaar, accountmanager en vestiging:
Begrippen die gebruikt (kunnen) worden de voorselectie van het factuuroverzicht:
Bedrijf: Indien je met meerdere entiteiten vanuit LIFT Software werkt, kan je hier de facturen van één bepaalde entiteit oproepen
Datum: Door de datum te selecteren roep je alle facturen op die tot en met deze specifieke datum klaar zouden moeten staan. Je zou dus ook een factuurdatum in de toekomst kunnen selecteren om te kijken of toekomstige facturen eruit zien volgens afspraak
Filters die kunnen worden gebruikt zijn:
Accountmanager: Indien gewenst kan je enkel de facturen oproepen van projecten waar een specifieke accountmanager aan gekoppeld is
Behandelaar: Indien gewenst kan je enkel de facturen oproepen van projecten waar een specifieke behandelaar aan gekoppeld is
Facturen bewaakt door: selecteer alle projecten welke bewaakt worden door een specifieke, op de projectkaart ingestelde, factuurbewaker
Factuurattentie: toon enkel projecten met of juist zonder factuurattentie
Factuurwijze: filter projecten welke op uurbasis, vaste prijs of wederkerend worden gefactureerd
Productgroep: projecten filteren op een specifieke productgroep
Projectselectie: Indien gewenst kan je enkel de facturen oproepen van een vooraf bepaalde selectie van projecten
Reverse billing: Indien je de projecten waar reverse billing is ingesteld niet wilt factureren kan je deze projecten er hier uit filteren
Vestiging: Indien jouw bedrijf meerdere vestigingen heeft zou het zo kunnen zijn dat je graag per vestiging factureert
Het factuuroverzicht
Wanneer de filters gekozen zijn en op 'OK' geklikt is opent het factuuroverzicht.
Dit factuuroverzicht toont dan voor de gekozen datum de factuurstatus van de projecten.
Voor de getoonde facturen kan een specimen / pro forma factuurronde gedaan worden
danwel een echte factuurronde gedaan worden:
De cirkelknop ververst op een gewenst moment het overzicht met de meest actuele opgeslagen gegevens.
Factuuroverzichtfilters
Het factuuroverzicht kan ook weer gefilterd worden op de verschillende factuurstatussen van de getoonde projecten. Enkel van toepassing zijnde statussen zullen als filteroptie getoond worden. Het kan dus zijn dat je in een bepaalde situatie meer of minder filteropties ziet:
Mogelijke factuurstatussen zijn hierbij:
Correctie: In dezelfde factuurperiode is eerder een factuur gestuurd, maar door wijzigingen is het factuurbedrag gewijzigd. Dit zal worden gecorrigeerd met een correctiefactuur
Correctie (maximum bereikt): Correctie, maar projectmaximum bereikt
Doorgeschoven: Doorgeschoven facturen uit eerdere periodes
Enkel verwerken: De gefactureerd t/m datum op het project zal worden verzet, maar er zijn geen concrete onderdelen te verwerken. Er zal geen factuur worden gegenereerd, omdat er geen omzet is binnen deze periode
Factuurgoedkeuring geweigerd: De factuurbewaker heeft de factuurgoedkeuring voor deze periode geweigerd. In de tooltip op de regel is de reden van weigeren vermeld
Factuur on hold: een verzendklare factuur kan on hold gezet worden terwijl latere factuurperiodes van een periodiek persoonsproject wel gegenereerd kunnen worden
Geblokkeerd: Een eerdere factuur op hetzelfde project kan nog niet gefactureerd worden. Facturen dienen standaard chronologisch gegenereerd te worden. Tenzij een factuur in een eerdere periode on hold is gezet
Geen factuurgoedkeuring: Er is geen factuurgoedkeuring voor deze periode. Dit kan zijn omdat de factuurbewaker nog geen akkoord gegeven heeft, of dat de gegevens van de factuur, sinds het akkoord gegeven is, veranderd zijn
Geen klantgoedkeuring: Er is geen klantgoedkeuring voor deze periode. Dit kan zijn omdat er nog geen uren ingediend zijn en nog geen goedkeuring verzonden is of bijvoorbeeld omdat de goedkeuring nog niet binnen is
Inkoopverplichting: wanneer een inkoopverplichting nog geen inkoop geworden is en de aan de inkoopverplichting gekoppelde factuurdatum verstreken is, zal de factuur geblokkeerd worden. De inkoopverplichting zal omgezet moeten worden naar een inkoop of de factuurdatum zal naar een latere datum verschoven moeten worden
Niet beëindigd: Project kan niet gefactureerd worden omdat het project niet beëindigd verklaard is op de projectkaart
Niet geleverd: Project kan niet gefactureerd worden omdat niet alle voordrachten geleverd verklaard zijn
Onverwachte brongegevens: Er is onverwachte data gevonden. Klik op de melding om rechts in het overzicht meer informatie te krijgen. Helpt dit niet om het probleem op te lossen, neem dan contact op met LIFT Support
Opnieuw verwerken: In dezelfde periode is eerder een factuur gestuurd, sommige onderdelen zijn gewijzigd, echter het factuurbedrag is niet gewijzigd. Dit wordt nu gecorrigeerd
Project on hold: Project kan niet gefactureerd worden omdat het project on hold is gezet in de projectkaart
Uitvoer niet gespecificeerd: Op het project is niet gespecificeerd hoe de factuur uitgegeven moet worden
Uren niet akkoord: Op het project zijn voor de desbetreffende periode nog niet alle uren akkoord verklaard. Om een factuur te kunnen sturen over een bepaalde periode moeten alle uren op voordrachten die actief waren in de factuurperiode ingediend en geaccordeerd zijn. Klik op de regel met deze status en zie rechts een overzicht van medewerkers waarbij uren niet in orde zijn. Vanuit die lijst kan ook direct naar de back-office urenkaart van die medewerker genavigeerd worden
Verzendklaar: Deze factuur is klaar voor facturatie
Verzendklaar (maximum bereikt): Verzendklaar, maar het projectmaximum is bereikt
Factuurregels
Hieronder een voorbeeld uitvoer van twee factuurregels:
Met het 'Zoeken' veld kan verder gefilterd worden op (een fragment van) het projectnummer, de projectnaam of debiteurnaam.
Betekenis van de gebruikte symbolen in het overzicht:
 | Exporteer het factuuroverzicht naar MS Excel |
... | Instellingen van het overzicht. Zo kan je aangeven of je wilt dat het eerste factuurvoorstel bij openen van het factuuroverzicht geselecteerd is. Ook kan je aangeven of er een bevestiging moet worden gegeven bij een factuurselectie alvorens gefactureerd kan worden. |
 | Schuif de factuur door naar de eerstvolgende periode. Vergeet hierbij niet op de opslaan knop te klikken boven aan de factuuroverzichtkaart |
 | De factuur is doorgeschoven naar de volgende periode. Door nogmaals op deze knop te klikken zal factuur doorschuiven gedeactiveerd worden. Vergeet hierbij niet op de opslaan knop te klikken boven aan de factuuroverzichtkaart |
 | De factuur wordt opgeslagen in PDF formaat |
 | De factuur wordt opgeslagen in UBL formaat |
 | De factuur zal worden afgedrukt |
 | De factuur zal via e-mail worden verzonden. Het icoon zal als tooltip de e-mailadressen tonen |
 | De factuur zal afgedrukt en via mail worden verzonden |
 | De (UBL) factuur zal geëxporteerd worden |
 | Bij de factuur zal een urenspecificatie worden toegevoegd |
 | Er zal een klantgoedkeuringsdocument als bijlage worden meegezonden |
 | Aan de factuur zal zowel een urenspecificatie als een klantgoedkeuringsdocument worden toegevoegd |
Vet: Wanneer een regel vet wordt weergegeven betekent dit dat het project nog niet eerder gefactureerd is. Het is dan raadzaam om de factuurpreview extra goed te beoordelen op bedrijfsnaam, adressering en eventuele andere informatie op de factuur.
Oranje: Wanneer een regel oranje wordt weergegeven dan is er een factuurattentie op de projectkaart (detailtablad factuur) ingesteld. Door boven de regel te zweven met je cursor zal deze attentie worden weergegeven in de projectbijzonderheden.
Geel: Op het project is aangegeven dat het project wordt gefactureerd middels reverse billing.
Factuurgegevens
Klik in de factuurgegevensgroep op de '>' knop om extra gegevens te openen. De ingestelde gegevens zullen gebruikt worden voor alle geselecteerde te genereren facturen.
In deze aanvullende informatie kan de 'Documentdatum' van de facturen die geselecteerd zijn worden aangepast. Standaard staat deze datum op de dag van vandaag en is de documentdatum gelijk aan de factuurdatum. Verander de documentdatum om de factuurdatum op de factuur aan te passen.
Het 'Minimum boekjaar' staat standaard ingesteld op het jaar van de gekozen peilperiode. Dit heeft als gevolg dat facturen beginnen met de laatste twee cijfers van het boekjaar.
In het begin van een nieuw jaar wil je mogelijk afwijken voor projecten die in een vorig jaar liepen en nog een factuurnummer moeten krijgen van het dat jaar. Het boekjaar moet dan een jaar teruggezet worden. LIFT geeft bij het genereren een waarschuwing wanneer een projectperiode wordt gefactureerd uit een ander jaar dan het huidige boekjaar. Deze instelling is met name van belang bij een jaarovergang.
In 'Vrije opmerkingen' kan een extra tekst aan de factuur worden toegevoegd. Hierbij kan gedacht worden aan een nieuwjaarswens voor je klanten of een bijvoorbeeld een extra notificatie van een gewijzigd bankrekeningnummer.
Voorbeeldfactuur
Wanneer een factuurregel van een verzendklare factuur geselecteerd is verschijnt aan de rechterkant een voorbeeld / preview van de te genereren factuur.
Als in een factuurregel aangegeven wordt dat uren niet akkoord zijn, dan kan bij het selecteren van de factuurregel in het preview gedeelte van het factuuroverzicht een lijst van voordrachten bekeken worden welke nog niet geaccordeerd zijn. Middels het klok-icoontje kan direct naar de urenkaart genavigeerd worden om uren alsnog te accorderen.
Boven het factuuroverzicht staan afhankelijk van de situatie verschillende knoppen:
 | Voorbeeld factuur downloaden als PDF bestand. |
 | Uren op de factuur bij- of afboeken. Deze uurmutaties hebben géén invloed op de tijdsregistratie van de medewerker. Uren die worden bijgeboekt worden géén onderdeel van het urenspecificatierapport. De optie is enkel beschikbaar voor projecten die gefactureerd worden op uurbasis. |
 | Indien de factuur via factuurgoedkeuring verloopt kan de factuur met deze knop goedgekeurd worden. Hiervoor moet op het project een factuurbewaker ingesteld zijn. |
 | Indien de factuur via factuurgoedkeuring verloopt kan de factuur met deze knop afgekeurd worden. Hiervoor moet op het project een factuurbewaker ingesteld zijn. |
 | Na afkeuren van een factuur kan, na het doorvoeren van noodzakelijke wijzigen, met deze knop opnieuw om factuurgoedkeuring gevraagd worden. De status van de factuur gaat van 'Factuurgoedkeuring geweigerd' naar 'Geen factuurgoedkeuring'. |
 | Een verkeerde accordering van een factuur kan met deze knop ongedaan gemaakt worden. |
  | Factuurbijzonderheden. In de tooltip van dit icoon worden eventuele projectbijzonderheden, factuurgoedkeuring en/of factuurattentie getoond. Het icoon is blauw wanneer er geen factuurattentie is. |
 | De factuur zal via e-mail verzonden worden. De tooltip van dit icoon toont de verzendadressen. |
 | De geselecteerde factuur zal worden afgedrukt. |
 | De factuur zal afgedrukt en via mail worden verzonden |
 | De (UBL) factuur zal geëxporteerd worden |
 | Zet deze specifieke factuur on hold. |
 | Haal de factuur weer van on hold; de factuur mag weer gegenereerd worden. |
 | Klap de factuur-preview in |
 | Klap de ingeklapte factuur-preview weer uit |
Factureer
Wanneer de factuur akkoord is voor facturatie klik je 'Factureer' aan en kan je de factuur daadwerkelijk maken via de factuur genereren-knop:
Na facturatie komt de gebruiker automatisch in het e-mailverzendoverzicht.
E-mailverzendoverzicht
LIFT zal een dialoog openen om de factuur of de facturen daadwerkelijk via e-mail te verzenden. Hier kan de gebruiker desgewenst extra bijlagen toevoegen aan de te verzenden factuure-mail. Dit kan door je het bijlage-bestand te slepen in het 'Bijlagelijst'-blok of via de bestand upload knop:
 | Een reeds in LIFT bestaand bestand bijvoegen. Zo kan je bijv. een contract en/of voorwaaarden meezenden. |
 | Upload: Je kan via drag & drop in het bijlagelijst blok een bijlage toevoegen. Via deze knop kan je het bestand ook aanwijzen. |
 | Download: Download een bijlage naar je eigen computer. |
 | Bekijk de (PDF) bijlage |
Geselecteerde e-mail kan verzonden, verwijderd of later verzonden worden in een grotere bulk via Factuuropties / Nog te verzenden e-mails. Te verzenden van facturen kunnen ook uit de lijst verwijderd worden; bijv. voor reverse billing projecten. In een voorgaand stadium zijn de facturen al genegereerd dus deze hoeven dan niet te worden niet verzonden.
E-factuur verzendoverzicht
In het dialoog voor nog te verzenden e-facturen kunnen de facturen geselecteerd worden welke verzonden of verwijderd moeten worden. In de acties kolom zijn de volgende opties:
 | Download het UBL bestand |
 | Voeg extra bijlages toe aan de e-factuur |
Wijzigen van een factuur m.b.v. bij- en afboeken van uren
Indien je in het factuuroverzicht een bij- of afboeking van uren wilt maken kan dit eenvoudig door op het potlood te klikken boven de voorbeeldfactuur. Deze functionaliteit zit tevens in het projectleiderportaal.
Deze uren worden géén geschreven uren in de tijdsregistratie van de medewerker. De optie is enkel beschikbaar voor projecten die gefactureerd worden op uurbasis.
Uren die worden bijgeboekt worden géén onderdeel van het urenspecificatierapport.
 | Voeg een nieuwe uurregel toe op de factuur |
 | Standaard staat het bijboekscherm op een eenvoudige weergave. Kies deze knop voor meer gedetailleerde invoer |
 | Vanuit de gedetailleerde invoer kan ook weer gekozen voor de vereenvoudige invoer van bij- en afboekregels |
| Verwijder de huidige bij- en afboekregel |
De factuurgoedkeuring
Een factuurbewaker voor een project kan worden ingesteld op de projectkaart in het detailtabblad 'Urengoedkeuring'.
Indien de factuurbewaker de factuur nog niet goedgekeurd heeft kan de factuurbewaker dit vanuit het projectleiderportaal of het factuuroverzicht doen. Het factuuroverzicht kan gefilterd worden op facturen met de status 'Geen factuurgoedkeuring'. Facturen op het project na de nog niet geaccordeerde factuur zullen op 'Geblokkeerd' staan.
| Accordeer de geselecteerde factuur. Na accorderen zal de factuur verzendklaar zijn. In de tooltip van de factuurregels is de factuurgoedkeuringsgeschiedenis te zien. Iemand met de juiste rechten (bijv. in de rol van back-office) kan deze knop ook gebruiken om de factuurgoedkeuring te over-rulen (bijv. in geval van langdurigere afwezigheid van de factuurbewaker). |
| Keur de geselecteerde factuur af. De factuur komt in de status 'Factuurgoedkeuring geweigerd'. |
| Na afkeuren van een factuur kan, na het doorvoeren van noodzakelijke wijzigen, met deze knop opnieuw om factuurgoedkeuring gevraagd worden. De status van de factuur gaat van 'Factuurgoedkeuring geweigerd' naar 'Geen factuurgoedkeuring'. |
 | Een verkeerde accordering van een factuur kan met deze knop ongedaan gemaakt worden. |
Factuur on hold
In 'normale' situaties zal LIFT een chronologische verwerking van factuurperiodes binnen een project afdwingen. Het kan echter zijn dat een project wordt uitgevoerd met tussenkomst van een broker en dat er nog problemen zijn met geschreven uren in een bepaalde periode, maar dat periodes daarna wel gefactureerd zouden kunnen worden.
Je kan dan een factuur on hold zetten en de volgende periodes die klaar staan wel verwerken.
De factuur on hold functie kan alleen gebruikt worden op persoonsprojecten welke periodiek gefactureerd worden en waarop geen maximum bedrag ingesteld is.
Boven de factuurpreview staan de knoppen voor 'Factuur on hold':
| Zet de getoonde factuur on hold. Dit kan enkel voor een factuur welke 'Verzendklaar' als factuurstatus heeft. |
| Haal de getoonde factuur van on hold; de factuur mag weer gegenereerd worden. |
Een factuur kan alleen on hold worden gezet als de factuur an sich verder gewoon gereed was en ‘verzendklaar’ zou zijn.
De 'Factuur on hold' status moet niet verward worden met de status 'Project on hold' welke _alle_ facturen op dat project op de status 'On hold' zet.
Klantkenmerk/eenmalig inkoopordernummer op factuur
Wanneer een klant vraagt om vermelding van een éénmalig inkoopordernummer op een specifieke factuur (en dus voor bijv. een bepaalde week/maand) te vermelden dan kan dat eenvoudig door de factuurmodule vanaf de projectkaart te starten. In het factuurgegevensblok komt hier dan een extra veld 'Klantkenmerk' beschikbaar. Dit klantkenmerk/ordernummer zal dan op die te genereren factuur worden vermeld, maar hierna vergeten worden door LIFT.
Op de projectkaart kan ook een klantkenmerk worden ingevuld. Dit klantkenmerk zal echter op iedere factuur van dat project worden vermeld.