Een overzicht van de factuurstatus van projecten is te vinden middels het factuuroverzicht:

Voordat nu het factuuroverzicht wordt weergegeven kan de gebruiker, afhankelijk van ingestelde rechten en systeemconfiguratie, nog het bedrijf kiezen en de gewenste peildatum ingeven. Standaard staat de datum op vandaag.

Daarnaast zijn er nog diverse filters over dit overzicht te kiezen. Via de '...' knop rechts in de kop van de getoonde filters kan een gebruiker zelf kiezen welke filters snel te gebruiken zijn en in welke volgorde de filteropties getoond moeten worden. Hieronder zijn dat behandelaar, accountmanager en vestiging:

​Begrippen die gebruikt (kunnen) worden de voorselectie van het factuuroverzicht:

Filters die kunnen worden gebruikt zijn:

Wanneer de filters gekozen zijn en op 'OK' geklikt is opent het factuuroverzicht.

Dit factuuroverzicht toont dan voor de gekozen datum de factuurstatus van de projecten.

Voor de getoonde facturen kan een specimen / pro forma factuurronde gedaan worden

danwel een echte factuurronde gedaan worden:

De cirkelknop ververst op een gewenst moment het overzicht met de meest actuele opgeslagen gegevens.

Het factuuroverzicht kan ook weer gefilterd worden op de verschillende factuurstatussen van de getoonde projecten. Enkel van toepassing zijnde statussen zullen als filteroptie getoond worden. Het kan dus zijn dat je in een bepaalde situatie meer of minder filteropties ziet:

Mogelijke factuurstatussen zijn hierbij:

Hieronder een voorbeeld uitvoer van twee factuurregels:

Met het 'Zoeken' veld kan verder gefilterd worden op (een fragment van) het projectnummer, de projectnaam of debiteurnaam.

Betekenis van de gebruikte symbolen in het overzicht:

Vet: Wanneer een regel vet wordt weergegeven betekent dit dat het project nog niet eerder gefactureerd is. Het is dan raadzaam om de factuurpreview extra goed te beoordelen op bedrijfsnaam, adressering en eventuele andere informatie op de factuur.

Oranje: Wanneer een regel oranje wordt weergegeven dan is er een factuurattentie op de projectkaart (detailtablad factuur) ingesteld. Door boven de regel te zweven met je cursor zal deze attentie worden weergegeven in de projectbijzonderheden.

Geel: Op het project is aangegeven dat het project wordt gefactureerd middels reverse billing.

Klik in de factuurgegevensgroep op de '>' knop om extra gegevens te openen. De ingestelde gegevens zullen gebruikt worden voor alle geselecteerde te genereren facturen.

In deze aanvullende informatie kan de 'Documentdatum' van de facturen die geselecteerd zijn worden aangepast. Standaard staat deze datum op de dag van vandaag en is de documentdatum gelijk aan de factuurdatum. Verander de documentdatum om de factuurdatum op de factuur aan te passen.

Het 'Minimum boekjaar' staat standaard ingesteld op het jaar van de gekozen peilperiode. Dit heeft als gevolg dat facturen beginnen met de laatste twee cijfers van het boekjaar.

In het begin van een nieuw jaar wil je mogelijk afwijken voor projecten die in een vorig jaar liepen en nog een factuurnummer moeten krijgen van het dat jaar. Het boekjaar moet dan een jaar teruggezet worden. LIFT geeft bij het genereren een waarschuwing wanneer een projectperiode wordt gefactureerd uit een ander jaar dan het huidige boekjaar. Deze instelling is met name van belang bij een jaarovergang.

In 'Vrije opmerkingen' kan een extra tekst aan de factuur worden toegevoegd. Hierbij kan gedacht worden aan een nieuwjaarswens voor je klanten of een bijvoorbeeld een extra notificatie van een gewijzigd bankrekeningnummer.

Wanneer een factuurregel van een verzendklare factuur geselecteerd is verschijnt aan de rechterkant een voorbeeld / preview van de te genereren factuur.

Als in een factuurregel aangegeven wordt dat uren niet akkoord zijn, dan kan bij het selecteren van de factuurregel in het preview gedeelte van het factuuroverzicht een lijst van voordrachten bekeken worden welke nog niet geaccordeerd zijn. Middels het klok-icoontje kan direct naar de urenkaart genavigeerd worden om uren alsnog te accorderen.

Boven het factuuroverzicht staan afhankelijk van de situatie verschillende knoppen:

Wanneer de factuur akkoord is voor facturatie klik je 'Factureer' aan en kan je de factuur daadwerkelijk maken via de factuur genereren-knop:

Na facturatie komt de gebruiker automatisch in het e-mailverzendoverzicht.
​

LIFT zal een dialoog openen om de factuur of de facturen daadwerkelijk via e-mail te verzenden. Hier kan de gebruiker desgewenst extra bijlagen toevoegen aan de te verzenden factuure-mail. Dit kan door je het bijlage-bestand te slepen in het 'Bijlagelijst'-blok of via de bestand upload knop:

Geselecteerde e-mail kan verzonden, verwijderd of later verzonden worden in een grotere bulk via Factuuropties / Nog te verzenden e-mails. Te verzenden van facturen kunnen ook uit de lijst verwijderd worden; bijv. voor reverse billing projecten. In een voorgaand stadium zijn de facturen al genegereerd dus deze hoeven dan niet te worden niet verzonden.

In het dialoog voor nog te verzenden e-facturen kunnen de facturen geselecteerd worden welke verzonden of verwijderd moeten worden. In de acties kolom zijn de volgende opties:

Indien je in het factuuroverzicht een bij- of afboeking van uren wilt maken kan dit eenvoudig door op het potlood te klikken boven de voorbeeldfactuur. Deze functionaliteit zit tevens in het projectleiderportaal.

Deze uren worden géén geschreven uren in de tijdsregistratie van de medewerker. De optie is enkel beschikbaar voor projecten die gefactureerd worden op uurbasis.​

Uren die worden bijgeboekt worden géén onderdeel van het urenspecificatierapport.

Een factuurbewaker voor een project kan worden ingesteld op de projectkaart in het detailtabblad 'Urengoedkeuring'.

Indien de factuurbewaker de factuur nog niet goedgekeurd heeft kan de factuurbewaker dit vanuit het projectleiderportaal of het factuuroverzicht doen. Het factuuroverzicht kan gefilterd worden op facturen met de status 'Geen factuurgoedkeuring'. Facturen op het project na de nog niet geaccordeerde factuur zullen op 'Geblokkeerd' staan.

In 'normale' situaties zal LIFT een chronologische verwerking van factuurperiodes binnen een project afdwingen. Het kan echter zijn dat een project wordt uitgevoerd met tussenkomst van een broker en dat er nog problemen zijn met geschreven uren in een bepaalde periode, maar dat periodes daarna wel gefactureerd zouden kunnen worden.

Je kan dan een factuur on hold zetten en de volgende periodes die klaar staan wel verwerken.

Boven de factuurpreview staan de knoppen voor 'Factuur on hold':

Een factuur kan alleen on hold worden gezet als de factuur an sich verder gewoon gereed was en ‘verzendklaar’ zou zijn.

De 'Factuur on hold' status moet niet verward worden met de status 'Project on hold' welke _alle_ facturen op dat project op de status 'On hold' zet.

Wanneer een klant vraagt om vermelding van een éénmalig inkoopordernummer op een specifieke factuur (en dus voor bijv. een bepaalde week/maand) te vermelden dan kan dat eenvoudig door de factuurmodule vanaf de projectkaart te starten. In het factuurgegevensblok komt hier dan een extra veld 'Klantkenmerk' beschikbaar. Dit klantkenmerk/ordernummer zal dan op die te genereren factuur worden vermeld, maar hierna vergeten worden door LIFT.

Op de projectkaart kan ook een klantkenmerk worden ingevuld. Dit klantkenmerk zal echter op iedere factuur van dat project worden vermeld.