Het projectleiderportaal

Bij veel van onze klanten is er een projectleider verantwoordelijk voor één of meerdere projecten. Deze projectleider wil binnen LIFT inzicht hebben in de bestede uren, mogelijk ook in de nog beschikbare budgetten en desgewenst bijbehorende facturen kunnen goedkeuren. In LIFT zijn de mogelijkheden te splitsen tussen een urenbewaker en een factuurbewaker. Als er enkel gewerkt wordt met projectleiders stel je de urenbewaker en de factuurbewaker in op dezelfde persoon.

Wanneer je als projectleider de verantwoordelijkheid hebt over meerdere projecten wil je binnen LIFT snel en eenvoudig je projecten beheren. Let op: de projectleider kan binnen LIFT iemand anders zijn dan de behandelaar van het project of de accountmanager op de klantrelatie. Het projectleiderportaal is bij de twee hamers te vinden.

In het projectleiderportaal komen drie onderwerpen aan bod:

Hier zie je als projectleider of urenbewaker welke uren de medewerkers op jouw project(en) hebben geschreven in een specifieke periode. Daarnaast zie je de status van deze uren en zie je dus of ze al ingediend en/of geaccordeerd zijn. Als projectleider kan je de uren eenvoudig accorderen en indien nodig direct correcties doorvoeren.
​
Onder de kolom "acties" zie je een groene vink om de uren te accorderen en een prullenbak om het reeds verleende urenakkoord weer in te trekken.

Let op! Voor de urencorrectie biedt LIFT twee mogelijkheden.

De conceptfacturen zijn direct inzichtelijk en eventuele gemaakte wijzigingen zijn direct op de conceptfactuur terug te vinden. Op de factuur biedt LIFT de mogelijkheid om uren bij- en af te boeken. Feitelijk genereer je een extra factuurregel, of wijzig je een bestaande, die onder de naam van een medewerker of een functie op de factuur geplaatst wordt. Je hoeft alleen nog het aantal uur, het tarief en het uurtype te kiezen.

Let op! De bijgeboekte uren worden niet aan een medewerker toegekend.
​

1. Hier kan je de uren bij- en afboeken

2. Als jouw organisatie met een factuurakkoord van de projectleider werkt, kan de projectleider met de groene vink de factuur accorderen voorafgaande aan de facturatie.

3. Hier wordt de status van het factuurakkoord weergegeven. Kortom welke gebruiker heeft het akkoord verleend

4. Hier zou je de ontvanger van de factuur kunnen controleren

5. Hiermee klap je de factuur in

Onder het budgettab kan je als projectleider urenbudgetten invoeren voor de voorgedragen medewerkers op een project. Wanneer er een intern en extern tarief is gekoppeld aan de medewerker, wordt op basis van deze informatie een omzet- en kostenschatting gemaakt.

Als projectleider kan je vervolgens dit budget overzien door naar de budgetbewaking te gaan.

Onder andere de geschreven en geplande uren worden hier weergegeven, waardoor een eindsaldo weergegeven wordt.

Om het financieel overzicht te generen, klik je op het icoontje met de bankbiljetten:

In dit financieel overzicht zie je welk budget in geldwaarde er is toegekend, hoeveel er is besteed, en hoeveel er nog beschikbaar is.

Om van deze functionaliteit gebruik te kunnen maken zal je per project een urenbewaker en/of factuurbewaker moeten instellen. Dit kan onder het tab “urengoedkeuring” op de projectkaart. Wanneer een organisatie enkel werkt met projectleiders en er geen onderscheid wordt gemaakt in personen voor uren- en factuurbewaking stel je beide opzoeklijsten in op dezelfde persoon

Daarnaast zal deze gebruiker aan een rol toegekend moeten worden waar het projectleiderportaal aan toegewezen is.

Let op! Per project bepaal je of je met een projectleider- danwel uren- of factuurbewaking werkt werkt of met de klantgoedkeuring. Dit zijn namelijk twee verschillende methodes om de bestede uren te accorderen en kunnen niet tegelijkertijd op een project toegepast worden.