Met de Outlook plugin is het mogelijk om vanuit Outlook een geselecteerde
e-mail eenvoudig te kopiëren en te koppelen aan medewerkers of contactpersonen van (potentiële) klanten of leveranciers in LIFT. Hiervoor moet het e-mailadres van de verzender of ontvanger in de e-mail exact gelijk zijn aan het e-mailadres in de (medewerker of contactpersoon)kaart van LIFT.
Technische configuratie
Hieronder het stappenplan voor de configuratie van de plugin.
Als beheerder log je in op het Microsoft 365 beheercentrum via https://admin.microsoft.com/.
Navigeer naar 'Instellingen\Geïntegreerde apps' in het navigatiepaneel.
Het navigatiepaneel staat aan de linkerzijde van het scherm. Mocht je de optie niet direct zien klik dan eerst op '... Alles weergeven' onderin het paneel.
Een andere optie om hier te komen is via het zoekscherm bovenin. Voer hier de term 'Geïntegreerde apps' in en kies voor 'Instellingen > Geïntegreerde apps'.
Selecteer vervolgens 'Aangepaste apps uploaden':
Bij 'Te implementeren upload-apps' vul je de volgende waardes in:
App-type | Kies 'Office-invoegtoepassing' in de opzoeklijst. |
Koppeling naar manifestbestand opgeven | https://outlook-addin.portal.liftsoftware.nl/manifest.xml en selecteer hierna 'Valideren'. |
In de vervolgstappen kan je aangeven welke gebruikers de app mogen gebruiken.
Microsoft geeft aan dat het tot 24 uur kan duren voordat de app zichtbaar wordt in Outlook (desktop, mobile en/of web). |
Gebruik van de plugin
Bij het eerste gebruik van de app moet aangegeven worden welke LIFT omgeving gebruikt moet worden. Hier moet de URL worden ingegeven die je ook gebruikt om in te loggen in de LIFT omgeving.
In het geval de app nog niet weet wie de LIFT-gebruiker is, zal moeten worden ingelogd en wordt een tijdelijk token uitgedeeld. Als dit token vervalt moet er opnieuw worden ingelogd. In de normale situaties zal het token 3 maanden geldig blijven.
De gebruiker moet ook geauthenticeerd zijn bij Microsoft - in de zakelijk omgeving wordt vaak Single Sign On gebruikt, in dat geval is dit proces niet zichtbaar voor de gebruiker
Selecteer in Outlook de e-mail die je naar LIFT wilt kopieëren. Klik vervolgens op de 'Stuur naar LIFT' knop in de Outlook Ribbon / Lint:
De plugin kan alleen e-mail naar LIFT kaarten importeren voor kaarten waarvoor een e-mailsjabloon gedefinieerd is waarop 'Importeren toestaan' of 'Enkel importeren' is geactiveerd. De huidige gebruiker moet ook schrijfrechten hebben op dat e-mailsjabloontype. |
In het artikel over e-mailsjabloonbeheer wordt ingegaan op het definiëren van
e-mailsjablonen.