Algemene informatie over UBL facturen is hier te vinden. Hieronder wordt dieper ingegaan op de UBL configuratie en het gebruik van e-facturatie.

De configuratie van UBL facturen gebeurt vanuit de systeeminstellingen. Onder factuur - [bedijfsnaam] - factuuropmaak - E-factuursjabloon. Met de ... knop achter de opzoeklijst kunnen UBL configuraties/definities gemaakt worden.

In de UBL specificatie kan gekozen worden voor Simplerinvoicing 2.0 / NLCIUS 1.0, XRechnung 2.0.1 of PEPPOL BIS Billing 3.0.10.

Simplerinvoicing 2.0 / NLCIUS 1.0 is het meest gangbare formaat in Nederland.

XRechnung 2.0.1 is de standaard in Duitsland.

PEPPOL BIS Billing 3.0.10 is landoverstijgend en wordt o.a. in Australië, België, Frankrijk, Noorwegen, Oostenrijk gebruikt.

In de UBL configuratie is de eigen organisatie de leverancier en dient in dit blok de eigen identificatie te worden opgegeven.

BTW-nummer kan worden ingesteld op een vaste instelbare waarde of overgenomen van het factuurbedrijf zoals dan vastgelegd dient te zijn in systeeminstellingen - factuur - bedrijf - functionele instellingen - algemeen BTW nummer.

Bedrijfsnaam kan worden ingesteld op een vaste instelbare waarde of overgenomen van de naam zoals opgegeven in opzoeklijstbeheer - projecten - bedrijf.

Afhankelijk van de gekozen juridische identificatie zijn daarbij KvK nummer of OIN (Organisatie-Identificatie Nummer) mogelijk verplicht.

'Extra BTW aanduiding' is enkel beschikbaar bij PEPPOL BIS Billing 3.0.10 en noodzakelijk om aan te sluiten bij de Noorse regelgeving. Hier hoort dan 'Foretaksregisteret' te worden ingevuld.

In de contactnaam, telefoonnummer en e-mailadres dienen de contactgegevens te worden ingevuld zoals gewenst voor klanten die vragen hebben over een verzonden factuur.
Hierbij dient minimaal één van de drie genoemde velden te worden ingevuld.

BTW 0% categorie kan optioneel worden ingesteld op O - BTW niet van toepassing.

Deze instelling dient te worden geactiveerd voor organisaties die niet BTW plichtig zijn zoals bijv. stichtingen.

Betalingsconditie kan worden ingesteld op 'Alleen aantekening', 'Alleen vervaldatum' of 'Aantekening en vervaldatum'. De aantekening is hierbij de bij een betalingsconditie instelbare tekst op de factuur welke te vinden is in opzoeklijstbeheer.

Voor klanten die via UBL gefactureerd gaan worden dient in het bedrijfsgegevens-detailtabblad van de klantkaart te worden aangegeven middels welke juridische identificatie de klant te benaderen is. Dit kan bijvoorbeeld het KvK nummer of OIN zijn.

Bij het versturen van een UBL factuur zal LIFT ook het land van het ingestelde factuuradres gebruiken. In opzoeklijstbeheer dient voor het land de alpha 2 ISO code van het desbetreffende land te worden opgegeven. Zo is deze code voor Nederland 'NL'.