Wat is reverse billing / self billing?
Het komt steeds vaker voor dat de klant aangeeft hoeveel en wanneer er betaald zal worden. Vaak worden de bestede uren binnen de klantrelatie bijgehouden of eist de klant dat er bepaalde kenmerken, PO nummers of andere zaken op de factuur staan. De realiteit is dat je dan een factuur ontvangt in plaats verzend. Je klant zal deze factuur dan aan jouw organisatie betalen. In andere woorden zijn reverse billing facturen debetnota’s uitgereikt door de afnemer, die ook worden uitbetaald door de afnemer.
Met reverse billing genereer je een factuur, maar verzend je het niet naar de klant |
Waarom reverse billing / self billing?
Vooral grote organisaties, bijvoorbeeld een multinational, kunnen hierdoor het gehele proces administreren en behouden daarmee de controle. Ze hoeven dan niet alle binnenkomende facturen te verwerken en daarmee is de veronderstelling dat dit administratieve handelingen reduceert.
Ook wordt het gezien als een dienst die wordt geleverd aan de zelfstandigen die ze inhuren. De zelfstandige heeft vaak geen softwaresysteem en zal daarom handmatig een factuur op moeten stellen en factureren. Bij een reverse billing ontvangt de zelfstandige een factuur van zijn of haar werkgever, welke gelijk staat aan de uitbetaling.
Reverse billing / self billing in LIFT
Binnen LIFT kan zowel op klant- als op projectniveau worden aangegeven dat gefactureerd worden via reverse billing.
Klantkaart
Op klantniveau kan op het detailtabblad 'Facturering' in de standaard factureringgroep worden aangevinkt dat projecten standaard via reverse billing worden gefactureerd. Nieuw aangemaakte projecten zullen dan standaard via reverse billing gefactureerd worden. Dit kan uiteraard op projectniveau nog wel worden overschreven.
Projectkaart
In de projectkaart kan op het detailtabblad 'Factuur' in de 'Diversen' groep worden aangegeven dat dit project middels reverse billing gefactureerd wordt.
Facturatie
Projecten waarop is aangegeven dat gefactureerd wordt via self billing worden gewoon gefactureerd wanneer de facturatie wordt gestart vanaf de klant- of projectkaart. Binnen de factuurmodule worden de reverse billing facturen er automatisch uitgefilterd en zal je de vink zelf aan moeten zetten om de factuur alsnog te genereren.
Bij het starten van het factuuroverzicht kan ook een factuuroverzichtfilter ingesteld worden.
De belastingdienst
Volgens de belastingdienst moeten deze facturen aan bepaalde eisen voldoen:
Je moet met de afnemer vooraf hebben afgesproken dat de afnemer de factuur opmaakt.
Als leverancier ben je aansprakelijk voor de juistheid van de factuur van de afnemer.
Ga je niet akkoord met de factuur van de afnemer? Dan moet je de afnemer hiervan tijdig op de hoogte brengen. De factuur is dan namelijk ongeldig. Je moet als leverancier dan zelf een factuur uitreiken, tenzij je het met de afnemer eens wordt over een verbeterde factuur.
De factuur voldoet aan alle wettelijke regels.
Als leverancier ben je verantwoordelijk voor de betaling van de btw aan de belastingdienst, ook als dat bedrag te hoog is.
Het is dus van belang om de ontvangen factuur goed te controleren op eventuele fouten. Daarnaast is het binnen LIFT van belang om je omzet wel te genereren. Dus de factuur zal je alsnog creëren, echter wordt hij niet verzonden.