Voor een efficiënte en zorgeloze start is het van belang om na te denken hoe wij gezamenlijk voor een succesvolle onboarding kunnen zorgen. Wij willen jou en je bedrijf hier van informatie voorzien, maar ook je bedrijf kritisch naar haar eigen processen laten kijken. Het doel hiervan is dat jullie je optimaal kunnen voorbereiden, waardoor de onboarding zo efficiënt en succesvol mogelijk verloopt.

Een goede voorbereiding levert onder andere de volgende voordelen op:

Onze consultants kunnen je uiteraard uitstekend adviseren over hoe jullie bedrijfsprocessen gestroomlijnd en geborgd kunnen worden binnen de software. 

In dit plan van aanpak gaan wij in op de wijze waarop wij LIFT vanuit de best-practice gedachte binnen jullie organisatie willen implementeren. Naast dit plan van aanpak kunnen jullie “de voorbereiding” lezen, waarin wordt weergegeven welke voorbereidingen jouw organisatie alvast kan treffen. Dit helpt de consultant om efficiënt met jullie implementatietijd om te gaan, maar helpt je organisatie ook om kritisch naar haar bedrijfsproces te kijken. 

Afhankelijk van de omvang en structuur van jullie organisatie zal het projectteam uit één of meerdere personen bestaan. Van belang is dat er één aanspreekpunt is tijdens de onboarding, ook wel de interne projectleider genoemd. Deze projectleider kan een ander persoon zijn dan de applicatiebeheerder. Deze beheerder is namelijk na de onboarding het eerste interne en externe aanspreekpunt. Naast de interne projectleider zal de beslisser/expert van de volgende gebieden deelnemen in het projectteam: CRM, HRM, Projecten, Urenregistratie, Administratie/Facturering, Rapportages en Autorisaties. 

De onboarding verloopt Agile, wat betekent dat wij in korte sprints naar het gewenste eindresultaat toewerken. Na iedere sessie zal de consultant huiswerk meegeven dat voor de volgende afspraak door het projectteam uitgevoerd zal moeten worden. Het grote voordeel hiervan is dat de klant op de eerste dag al met het projectteam in de software aan de slag kan. Daarnaast kan de onboarding direct voor trainingsdoeleinden worden ingezet. 

Binnen de onboarding bieden wij de mogelijkheid om sessies in te plannen via Teamviewer. Dit wil zeggen dat de sprint op afstand gecoördineerd kan worden wat ervoor zorgt dat jouw organisatie veel efficiënter met haar tijd om kan gaan. Daarbij bevat een sessie op locatie vanuit LIFT altijd een minimale tijdsbesteding van 1 dagdeel (4 uur) en een sessie via Teamviewer altijd minimaal een half dagdeel (2 uur). 

Binnen de onboarding kan de klant kiezen uit de “Klant in de lead benadering” of de “expertbenadering”. Tijdens de onboarding adviseert onze consultant hoe jullie werkprocessen, wensen en eisen het beste vertaald kunnen worden naar LIFT. Daarbij kunnen wij trainingen coördineren en hebben wij een coördinerende rol bij een mogelijke dataconversie. Daarbij zal de consultant ook adviseren over welke benadering het beste bij jullie organisatie past. 

De begeleiding zal in korte sprints van 1,5 tot 2 uur worden verzorgd. In deze vorm kunnen wij via Teamviewer in een kort tijdbestek een vliegende start maken, waarna de klant zelf verder gaat met de inrichting.  De consultant zal na/tijdens de sprint aangeven welk inrichtingswerk je tussen de sprints kunt uitvoeren. Het voordeel van deze benadering is dat je erg efficiënt met de tijd omgaat en daarnaast veel inrichtingswerk zelf verricht, dus de software sneller zult doorgronden. Binnen deze benadering is het voor de handelingssnelheid van belang dat er een gemandateerde vertegenwoordiger vanuit de klant in het projectteam zit. 

In de expert benadering zal de onboarding gezamenlijk met de consultant bij jullie op locatie worden gestart. Gedurende het project zal LIFT van rol veranderen en kan er vanuit korte sprints (eventueel via Teamviewer) vervolg worden gegeven aan de onboarding. In deze benadering heeft LIFT in het begin een meer leidende/trekkende rol, waarna wij tijdens het proces meer begeleidend en coördinerend optreden. Na de live-gang vervullen wij een coachende rol. In deze aanpak gaan wij ervan uit dat de klant steeds zelfstandiger wordt en daarom (onder begeleiding) een groot deel van de inrichting zelf kan verrichten.