In het artikel document en e-mail is uitgelegd dat een gebruiker in LIFT eenvoudig documenten kan aanmaken en e-mail kan versturen. Documenten en e-mail zijn altijd gebasseerd op of gekoppeld aan een sjabloon. In dit artikel gaan we specifiek dieper in op e-mailsjablonen.
Snel naar:
E-mailsjabloonbeheer openen
E-mailsjablonen beheer je vanaf een (willekeurige) kaart van dat type. Wil je een e-mailsjabloon definiëren op een werknemerkaart dan open je een willekeurige werknemerkaart. Wil je een uitnodiging definiëren op de contactpersoonkaart, dan open je een willekeurige contactpersoonkaart.
Ga in deze kaart naar de kaartspecifieke functie:
 | Start kaartspecifieke acties. Hier kan je o.a. kiezen voor 'E-mailsjabloonbeheer'. De actie is rechtafhankelijk beschikbaar. |
Hierna opent LIFT het sjabloonoverzicht met reeds gedefiniëerde e-mailsjablonen.
E-mailsjabloonoverzicht
Rechtsboven het overzicht van gedefiniëerde e-mailsjablonen zijn de volgende opties beschikbaar:
 | Klik op 'Nieuw sjabloon' om een nieuw e-mailsjabloon te definiëren. |
 | Gearchiveerde e-mailsjablonen zullen niet getoond worden in het overzicht. Klik op de knop om gearchiveerde e-mailsjablonen zichtbaar te maken in het e-mailsjabloonoverzicht. |
 | Gearchiveerde e-mailsjablonen worden getoond in het overzicht. Klik op de knop om gearchiveerde e-mailsjablonen weg te filteren in het e-mailsjabloonoverzicht. |
Door op een e-mailsjabloon in het overzicht te klikken wordt dat e-mailsjabloon geselecteerd en zie je onder het sjabloonoverzicht de sjablooneigenschappen, gekoppelde rollen en heb je de mogelijkheid om het huidig geselecteerde sjabloon te bewerken.
E-mailsjabloon definiëren
Klik op 'Nieuw sjabloon' in het e-mailsjabloonoverzicht om een nieuw e-mailsjabloon te definiëren. In de dialoog wordt het verplichte veld gevraagd:
Sjabloonnaam | Geef hier de naam op van het e-mailsjabloon. |
Hierna is het e-mailsjabloon aangemaakt en kan e doorgaans het e-mailsjabloon aanpassen en verder configureren.
E-mailsjabloon aanpassen
Selecteer in het documentsjabloonoverzicht het documentsjabloon welke je wilt aanpassen; bijvoorbeeld een zojuist aangemaakt documentsjabloon. De sjablooninstellingen vallen in 3 categorieën:
Sjablooneigenschappen
In de sjablooninformatie kunnen de volgende sjablooneigenschappen worden ingesteld:
Sjablooninformatie:
Sjabloonnaam | Geef hier de naam op van het e-mailsjabloon. |
Onderwerp | Het onderwerp van de te verzenden e-mail. In dit veld kunnen LIFT samenvoegvelden gebruikt worden. |
Van | De afzender van de e-mail. Hierbij kan een (duidelijkere) naam worden opgegeven. Het opgeven van een e-mailadres is verplicht. In deze velden kunnen samenvoegvelden uit LIFT worden gebruikt. |
Aan / Cc / Bcc | Er kunnen meerdere 'Aan', 'Cc' en/of 'Bcc' regels worden toegevoegd. In deze velden kunnen samenvoegvelden uit LIFT worden gebruikt. Met het prullenbakknop achter de regel kan een regel worden verwijderd. |
Importeeropties:
Importeeropties | Voor een sjabloon kan worden aangegeven dat: |
Bijlagen:
Hier wordt een overzicht van e-mailbijlagen weergegeven. De bijlagen kunnen worden toegevoegd of verwijderd in het tab 'Bewerken'. Rechts in het rechter tabblad van dit dialoog kunnen bijlagen worden beheerd.
Lettertype en grootte:
Hier kan een basis font en font grootte worden gekozen. In het sjabloon kan in de interface nog wel worden afgeweken van de font grootte.
Overigen:
Alle kaarttypen | Het aangemaakte e-mailsjabloon automatisch koppelen aan andere kaarttypen van dezelfde groep. Als een e-mailsjabloon wordt aangemaakt vanaf een medewerkerkaart dan zal het e-mailsjabloon zichtbaar worden voor bijv. de sollicitant-, potentiële werknemer-, werknemer- en inhuurkrachtkaart. |
E-mail opslaan | Verstuurde e-mail opslaan en toevoegen aan het contactoverzicht van de kaart. |
Taal:
Forceer taal | Gebruik van samenvoegvelden forceren naar een specifieke taal. |
Bewerken
Voor e-mailsjablonen waarvoor 'Importeren' _niet_ op 'Enkel importeren' is ingesteld kan een e-mailsjabloon geconfigureerd worden met de zichtbare editor.
In het rechter paneel 'Samenvoegvelden' kan een samenvoegveld gekozen worden die dan op de plaats van de cursor in het e-mailsjabloon zal worden geplakt. De lijst van samenvoegvelden kan worden opengeklapt op een in het vet weergegeven regel die begint met een '>' teken. Met behulp van het samenvoegveldfilter kan snel op een (fragment van) een veldnaam gezocht worden om toe te voegen.
Samenvoegvelden van LIFT zijn te herkennen aan de vorm !Kaart.Veldnaam!
Bijvoorbeeld
!Medewerker:Roepnaam!
Een gebruiker kan ook een eigen samenvoegveld toevoegen die niet bestaat in LIFT. Het eigen samenvoegveld mag geen spaties bevatten. Bij het versturen van een e-mail van dit sjabloontype zal LIFT dan met een popup komen voor het invullen van dat veld.
Bijvoorbeeld
"We zullen zo spoedig mogelijk !AantalFietsen! fietsen leveren."
LIFT kent het veld AantalFietsen niet en zal bij verzenden om de waarde van 'AantalFietsen' in een dialoog te vragen aan de gebruiker.
Bijlagen
Aan een te verzenden e-mail kunnen standaard bijlagen worden toegevoegd. Dit regel je vanuit het 'Bijlagen' tabblad aan de rechterkant van het 'Bewerk sjabloon dialoog.
 | Upload een bijlage bij dit e-mailsjabloon. Met klikken op het icoon kan een bijlage worden geselecteerd. Een andere mogelijkheid is om een bijlage bestand d.m.v. drag & drop op het 'Bijlagen' vlak kunnen droppen om de bijlage toe te voegen. |
Voor de bijlage kan de bijlage naam worden aangepast; standaard wordt deze ingevuld met de bestandsnaam van de bijlage.
Een bijlage kan ook als globaal worden gemarkeerd. De bijlage wordt dan eenmaal opgeslagen en kan in verschillende e-mailsjablonen (her)gebruikt worden.
De volgende bijlage opties zijn beschikbaar:
 | Voeg de bijlage op de plaats van de cursor in. |
 | Bijlage is globaal. Globalke markering kan worden opgeheven door de op de knop te klikken. |
 | Bijlage is een gewone bijlage. De bijlage kan een globale bijlage worden door de op de knop te klikken. |
 | Hiermee kan de naam van de bijlage worden aangepast. |
 | Preview (indien mogelijk) de huidig geselecteerde bijlage. |
Rolrechten
In rolrechten kunnen voor gedefiniëerde rollen de rechten op het e-mailsjabloon worden aangegeven. De rechten zijn lezen, schrijven, archiveren en/of verwijderen.
Gebruikers krijgen via deze gekoppelde rollen bijbehorende rechten op de e-mail.
Gebruikers zonder rechten op een e-mailtype zullen e-mail van dit e-mailsjabloontype niet zien in contactoverzichten.
Supervisors hebben niet automatisch recht op een e-mailsjabloon! Supervisors zullen via een gekoppelde rol recht moeten krijgen op gewenste e-mailsjablonen. |