Het projectleiderportaal

Bij veel organisaties is een projectleider verantwoordelijk voor één of meer projecten. LIFT geeft projectleiders met een overzichtelijk portaal inzicht in de bestede uren, bewaking van budgetten en de mogelijkheid om facturen goed te keuren.

Start het projectleiderportaal via

Projectleiderportaal in de snelkoppelingbalk. De snelkoppelingbalk is de strook met mogelijk te starten functies aan de linkerkant van het LIFT scherm.

Het projectleiderportaal bestaat uit drie onderdelen:

Urenbewaking
Factuurbewaking
Budgetbewaking

LIFT biedt de mogelijkheid om bovenstaande onderdelen te splitsen tussen een urenbewaker en een factuurbewaker. Maak je als organisatie geen onderscheid de bewaking van bovenstaande processen dan kan je de project-behandelaar aanwijzen als de projectleider.

Urenbewaker

De urenbewaker ziet in het projectleiderportaal de onderdelen 'Urenbewaking' en 'Budgetbewaking'. Een urenbewaker kan ingesteld worden op de projectkaart op het detailtabblad 'Urengoedkeuring'.

Factuurbewaker

De factuurbewaker ziet in het projectleiderportaal enkel het onderdeel 'Factuurbewaking'. Een factuurbewaker kan ingesteld worden op de projectkaart op het detailtabblad 'Urengoedkeuring'.

Als enkel gewerkt wordt met projectleiders vink dan in de kaartopties van het projecteiderportaal de optie 'Toon ook de bewaakte projecten op basis van behandelaar' aan.

Kaartopties

De projectleiderportaalkaart heeft de volgende kaartopties:

	De gegevens van de kaart verversen.
	Periode navigatie. Klik op een vorige of volgende periode om snel een periode te selecteren. Op de huidige periode (die groter en vet gedrukt is) klikken opent een menu om snel naar een andere periode in andere jaren te navigeren.
	Start of beheer projectleider-kaartrapportages.
	Instellingen van het projectleiderportaal. De opties zijn: Selecteren van projectleiders al dan niet onbewaakte* projecten tonen op basis van behandelaar ook bewaakte projecten* tonen op basis van behandelaar * bewaakt betekent hier dat uren- en/of factuurbewaker is ingevuld op het project. Daarnaast kan je nog instellen of je de periode van het portaal op week- of op maandbasis wilt gebruiken. Verder kan nog een urenbrief rapport ingesteld worden voor de urenrapportage en kan je aangeven welke kolommen getoond moeten worden in het projectoverzicht.
	Open de helppagina van deze kaart.

Urenbewaking

In urenbewaking zie je de projecten waarvan de gebruiker de urenbewaking doet.

Projectenlijst:

Boven het overzicht staan filters zoals uren niet ingediend, ingediend of akkoord.

Zoeken...	Met het 'Zoeken...' veld kan de lijst van projecten gefilterd worden op (een fragment van) de projectnaam of debiteurnaam.
...	Alle voordrachten op nul urenprojecten accepteren tot en met de gekozen periode

Op een regel zie je de projectnaam, bedrijfsnaam, ingediend, akkoord, uurstatus en looptijd van het project.

Statuskolom:

Ingediend
	Compleet	Alle voordrachten op dit project zijn ingediend.
Akkoord t/m
	Compleet	Alle uren op zijn geaccordeerd
Uurstatus	Niet ingediend	Een of meer voordrachten zijn nog niet ingediend.
	Ingediend	Alle voordrachten zijn ingediend
	Akkoord	Alle uren op zijn geaccordeerd

Medewerkerslijst op het project:

In dit overzicht staan alle medewerkers van het project welke op dit moment geselecteerd is in de projectenlijst.

Statuskolom:

	De uren van de medewerker zijn nog niet ingediend voor deze periode.
	De uren van de medewerker zijn ingediend voor deze periode.
	De uren van de medewerker zijn geaccordeerd voor deze periode.
	De uren van de medewerker zijn nog niet ingediend voor een voorgaande periode.

Actieskolom:

	Voordracht voor de huidige periode direct accorderen.
	Ingediende uren afkeuren voor huidige periode. Bij afkeuren kan ook een reden worden genoteerd.
	Toon urenrapport voor geselecteerde voordracht. Hier kan ook akkoord gegeven worden voor de huidige periode.
	Akkoord intrekken.
	Handige navigatie opties naar uren-, werknemer, voordracht-, project- of klantkaart.
	Onder het medewerkeroverzicht zit deze optie om direct alle uren op alle voordrachten van dit project te accorderen.

Uurdetails van een voordracht op een datum:

	Toevoegen van een uurregel met eventuele uuraantekening.
	Verwijderen van geselecteerde uurregel met eventuele uuraantekening.

Factuurbewaking

Een factuurbewaker kan conceptfacturen die klaar staan beoordelen. Na goedkeuring kan de back-office de factuur genereren. Naast het beoordelen van een conceptfactuur kan een factuurbewaker uren bij- of afboeken op een factuur. Deze 'uren' genereren een aangepaste of extra factuurregel maar zijn voor LIFT géén geschreven uren.

Bijgeboekte uren worden niet als uren aan een medewerker toegekend.

In factuurbewaking zie je de projecten waarvan de gebruiker de factuurbewaking doet.

Projectenlijst:

Boven het overzicht staan filters zoals uren onvolledige gegevens, niet goedgekeurd of geen factuur voor de ingestelde factuurpeildatum. Deze factuurpeildatum is een week of maand. Dit is afhankelijk van de periode keuze instelling van het projectleiderportaal zoals ingesteld in de kaartopties.

Zoeken...

Met het 'Zoeken...' veld kan de lijst van projecten gefilterd worden op (een fragment van) de projectnaam of debiteurnaam.

Op een regel zie je de projectnaam, bedrijfsnaam, ingediend, akkoord, uurstatus en looptijd van het project.

Ingediend
	Compleet	Alle voordrachten op dit project zijn ingediend.
Akkoord t/m
	Compleet	Alle uren op zijn geaccordeerd
Factuurstatus	Geen factuur	In de periode is zijn geen uren geschreven op dit project.
	Onvolledige gegevens	Een of meer voordrachten zijn nog niet akkoord.
	Niet goedgekeurd	De factuur moet nog worden beoordeeld/goedgekeurd door de factuurbewaker.
Factuur		Toont de factuurperiode

Factuurgoedkeuring

De acties voor factuurgoedkeuring:

	De factuur goedkeuren. Hierbij kan een factuurgoedkeuringsattentie worden ingegeven. De status van de factuur wordt dan 'Goedgekeurd'.
	De factuur afkeuren. Hierbij is het verplicht om een reden van afwijzing op te geven. De status van de factuur wordt dan 'Geweigerd'.
	Goed- of afkeuring ongedaan maken. Hierna kan opnieuw goed- of afgekeurd worden. De status van de factuur wordt dan 'Niet goedgekeurd'.

Opties in de factuurprevieww:

	Voorbeeld factuur downloaden als PDF bestand.
	Factuurbijzonderheden. In de tooltip van dit icoon worden eventuele projectbijzonderheden, factuurgoedkeuring en/of factuurattentie getoond. Het icoon is blauw wanneer er geen factuurattentie is.
	De factuur zal via e-mail verzonden worden. De tooltip van dit icoon toont de verzendadressen.
	De geselecteerde factuur zal worden afgedrukt.
	De factuur zal afgedrukt en via mail worden verzonden
	De (UBL) factuur zal geëxporteerd worden
	Klap de factuur-preview in

Uren bij- of afboeken:

Uren op de factuur bij- of afboeken. Deze uurmutaties hebben géén invloed op de tijdsregistratie van de medewerker. Uren die worden bijgeboekt worden géén onderdeel van het urenspecificatierapport. De optie is enkel beschikbaar voor projecten die gefactureerd worden op uurbasis.

Budgetbewaking

Onder het budgettab kan je als urenbewaker of projectleider urenbudgetten invoeren voor de voorgedragen medewerkers op een project. Wanneer er een intern en extern tarief is gekoppeld aan de medewerker, wordt op basis van deze informatie een omzet- en kostenschatting gemaakt.

Als projectleider kan je vervolgens dit budget overzien door naar de budgetbewaking te gaan.

Onder andere de geschreven en geplande uren worden hier weergegeven, waardoor een eindsaldo weergegeven wordt.

Om het financieel overzicht te generen, klik je op het icoontje met de bankbiljetten:

In dit financieel overzicht zie je welk budget in geldwaarde er is toegekend, hoeveel er is besteed, en hoeveel er nog beschikbaar is.

Inrichting

Per project bepaal je of je met een projectleider- danwel uren- of factuurbewaking werkt werkt of met de klantgoedkeuring. Dit zijn namelijk twee verschillende methodes om de bestede uren te accorderen en kunnen niet tegelijkertijd op een project toegepast worden.