Het is voor de snelheid in de administratie van belang om de ingediende uren zo spoedig mogelijk te beoordelen

Als het moment van factureren afhankelijk is van een urenakkoord van een urenmanager, dan is het van belang om de uren zo spoedig mogelijk te accorderen. LIFT helpt de urenmanager met het stroomlijnen van dit proces. Binnen LIFT bieden wij namelijk een Widget aan waar je direct ziet welke medewerkers de uren reeds ingediend hebben, maar jij als urenmanager nog geen akkoord op hebt gegeven. Deze Widget is te vinden onder Monitor/Urenregistratie/Niet geaccordeerde urenwidget.

De widget

In dit voorbeeld zien wij dat Otto en Maarten respectievelijk 256 en 288 uur hebben geschreven. Door bij 1 de medewerker(s) te selecteren kan je bij 2 de urenmanager(s) een geautomatiseerde e-mail sturen om ze te herinneren om de uren in te beoordelen. Daarnaast kan je bij 2 ook de uren van de medewerker accorderen. Onder 3 vinden wij verschillende mogelijkheden.

Bij het informatie icoon kan je zien of er aantekeningen aanwezig zijn in de urenkaart.

Hier kunnen wij een notitie plaatsen binnen de Widget. Daarmee zou je een afspraak kunnen vastleggen en bewaken die je met de desbetreffende medewerker gemaakt hebt. Denk dan bijvoorbeeld aan: "Persoon X dient de uren maandag in, want zit dit weekend in het buitenland".

Via de klok kan je direct doorklikken naar de urenkaart van de medewerker. Hier zou kan je de uren of aantekeningen kunnen bekijken en accorderen.

Bij de Widget-instellingen (4) kan je de Widget personaliseren. De Widget is namelijk gebruikersgebonden, wat wil zeggen dat jij als urenmanager enkel je eigen medewerkers ziet en je zelf de kolommen kunt bepalen die je wilt zien.

Waarom de uren accorderen?

In de urenkaart kan je door op een specifieke datum te klikken de uren tot en met die dag accorderen. Dit doen wij om als urenmanager de uren klaar te zetten voor de facturatie. Daarnaast zou de akkoorddatum ook de trigger kunnen zijn voor de klantgoedkeuring (dit is afhankelijk van de inrichting). De urenmanager zou de gehele urenkaart tot en met een bepaalde dag kunnen accorderen, maar het is ook mogelijk één specifiek project of alleen de taken te accorderen.

Wil je hier meer over weten?

Neem dan contact op via 015 270 09 99 of [email protected] of chat met ons!

Heeft u het antwoord gevonden?