Het is belangrijk om op de medewerkerkaart de gegevens op het P & O tab goed te beheren. Deze gegevens zijn namelijk leidend voor de salarisverwerking, voor de berekeningen van de vakantiestand, overwerkstand, marges op projecten en nog veel meer. In dit artikel leggen wij de basics even uit zodat je een goed beeld hebt van de mogelijkheden.

Het P & O tab is bij potentiële werknemers, werknemers en inhuurkrachten beschikbaar. Bij de potentiële sollicitant en de sollicitant is ervoor gekozen om deze informatie nog niet te beheren. Het P & O tab is als basistabblad te vinden.

Onder het blokje contracten zien wij het huidige, maar ook eventuele oude contracten. Hierdoor heb je altijd de beschikbaarheid over de contracthistorie van een specifieke medewerker. Nieuwe contracten maak je aan op de medewerkerkaart. Op het contract leggen wij bijvoorbeeld de looptijd, het contractspercentage, de proeftijd, de opzegtermijn, het advies- en interne tarief, salarisgegevens, eigen bijdragen, vakantiedagen en kilometer quota vast.
​

Bij het blokje dienstverband leggen wij de urenmanager, de HR manager, de standaard functie en de datum indienst- en uitdiensttreding vast. De urenmanager is verantwoordelijk voor het accorderen van de gehele urenkaart van deze specifieke medewerker. De HR Manager is verantwoordelijk voor de P & O zaken van deze specifieke medewerker.

Het kan interessant zijn om in je rapportages inzicht te krijgen in hoe de sollicitanten en nieuwe medewerkers zijn binnengekomen. Om deze reden kan je vastleggen op welke functie er is gesolliciteerd, wat de aanleiding was tot de sollicitatie en wie de recruiter was tijdens de sollicitatie. Met de rapporten "doorstroomanalyse medewerkers" en "recruitment" krijg je hier meer inzicht in.

Bij de overige gegevens kan je alle bankgegevens vastleggen.

Indien er eventuele aantekeningen gemaakt moeten worden of er individuele/standaard regelingen zijn getroffen kan dat hier worden vastgelegd. Let op: deze aantekeningen en regelingen blijven bestaan bij het aanmaken van een nieuw contract en/of bij het wijzigen van een bestaand contract. Indien deze aantekeningen of regelingen niet meer relevant zijn zou je ze kunnen verwijderen, of een nieuwe aantekening of regeling plaatsen met een datumstempel. Door een nieuwe aantekening of regeling te plaatsen wordt de oude behouden.

De vakantiestand wordt berekend door het aantal op te bouwen vakantiedagen op het werknemercontract. Daarbij neemt LIFT het contractspercentage mee in de berekening voor het toekennen van de vakantiedagen.

Uiteraard heb je bij een werknemer andere informatie nodig dan bij een inhuurkracht en meer informatie nodig dan bij een potentiële werknemer.

Omdat de inhuurkracht geen werknemer is, maar een zzp'er of van een organisatie wordt ingehuurd, maken wij hier geen werknemercontract aan. Om deze reden leggen wij in het P & O tab het standaard adviestarief en interne tarief vast. Wanneer je een inhuurkracht voordraagt op een aanvraag of een project zal LIFT automatisch de standaard tarieven voor deze inhuurkracht invullen. Uiteraad kan je van deze standaard tarieven afwijken voor een specifieke voordracht.

Omdat deze gegevens zeer gevoelige informatie betreft is het van belang om deze gegevens enkel aan de juiste medewerkers te verstrekken. Om deze reden is het toekennen van de rechten op deze gegevens vaak aan een specifieke rol toegekend.

Bij veel klanten is het gebruikelijk dat een medewerker enkel zijn of haar eigen P & O gegevens in kan zien. Door aan de rol de rechten op de eigen medewerkerkaart toe te voegen kan de medewerker de eigen contracten, P & O gegevens en correspondentie vinden.